Электронные таблицы в Microsoft Excel
План
1. Введение
2. Создание электронных таблиц Microsoft Excel
3. Основные понятия электронных таблиц
4. Ввод, редактирование и форматирование данных
5. Вычисления в электронных таблицах
6. Построение диаграмм и графиков
7. Список литературы
Введение
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:
· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
· автоматизации итоговых вычислений;
· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
· обработки результатов экспериментов;
· проведения поиска оптимальных значений параметров;
· подготовки табличных документов;
· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Создание электронных таблиц Microsoft Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Основные понятия электронных таблиц
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Ввод, редактирование и форматирование данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).
Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
Вычисления в электронных таблицах
Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.
Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.
При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1,$А$1,А$1 и $А1.В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.
Построение диаграмм и графиков
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.
Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки
Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.
Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
· описание построенных графиков (вкладка Легенда);
· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);
· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу Delete.
Список литературы
1. Каймин В.А. Информатика. Учебник. – М.: Инфра-М, 2003
2. Козырев А.А. Информатика. Учебник. – СПб, 2003
3. Джошуа С., Носситер А. Использование Microsoft Excel 97 // «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.
4. «Как работать с Microsoft Office 97» // Microsoft Press, официальное издание, 1998 г.
3.3.1. Назначение и составные части
После текстовых редакторов вторыми по степени распространенности прикладными программными продуктами являются табличные процессоры. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему электронных таблиц, но этого явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS Excel . Поэтому иногда применяют другое обобщающее название для этого программного продукта – Microsoft Excel – универсальная система обработки данных.
Собственно MS Excel состоит из трех частей:
· средства для работы с таблицами;
· средства для работы с диаграммами;
· средства для работы с базами данных (со списками).
Вместе с MS Excel поставляются также надстройки.
Надстройка – это некоторая дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности основного приложения, в данном случае MS Excel . Надстройки разрабатываются или самой фирмой Microsoft , или другими фирмами.
3.3.2. Окно MS Excel и окна рабочих книг
MS Excel , как и любое другое приложение, исполняемое в среде Windows , имеет свое окно со стандартными элементами (рис. 11).
Условные обозначения:
1 – строка заголовка;
2 – строка основного меню;
3 – стандартная панель инструментов;
4 – панель инструментов Форматирование ;
5 – строка формул;
6 – рабочая область;
7 – ярлычки рабочих листов;
8 – строка состояния, где отображается текущее состояние программы
Рис. 11. Окно программы MS Excel
В рабочей области располагаются обрабатываемые программой объекты (документы), в данном случае – рабочие книги. По умолчанию документу присваивается имя Книга1 .
К нестандартным относится дополнительный элемент – строка формул. В левой части строки формул, называемой полем имен, указывается адрес текущей ячейки активного листа рабочей книги. В правой части строки формул указывается содержимое ячейки, указанной в поле имен. В средней части строки формул появляются три кнопки (отмена, ввод и вставка функции) только тогда, когда производится ввод или редактирование данных в ячейке, указанной в поле имен.
Рабочая книга состоит из рабочих листов. Их может быть до 255. В рабочей книге, открываемой при запуске MS Excel , обычно бывает 3 или 16 листов. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов и четырех кнопок, расположенных внизу окна рабочей книги .
Рабочий лист – это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно некоторой строке.
Рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от A до IV (латинские буквы) и 65536 строк с номерами от 1 до 65536. Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку, например, D3, G6, AB144, IV65536.
Ячейка называется активной или текущей, если она выделена табличным курсором – жирной рамкой. Выделение ячейки производится щелчком по ячейке указателем мыши, имеющим форму жирного белого креста .
Квадратное утолщение в правом нижнем углу табличного курсора называется маркером заполнения .
Каждая ячейка характеризуется содержимым, форматом и примечанием.
Содержимое ячейки – это набор до 255 символов, которые вводятся в ячейку или копируются из других ячеек. Этот набор символов MS Excel трактует либо как литеральное значение, либо как формулу. Признаком формулы является первый символ (=).
Литеральное значение бывает трех типов: текстовое, числовое, логическое. Дата и время представляют собой значения числового типа.
Формула вырабатывает значение одного из этих трех типов (или ошибку).
Формат ячейки используется для придания содержимому ячейки требуемого вида изображения на экране и при печати.
Примечание к ячейке создается пользователем и обычно представляет собой поясняющий текст к содержимому ячейки.
Кроме понятия ячейки, используется понятие блока ячеек – прямоугольной области смежных ячеек. Блок задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом (:) (двоеточие), например, А1:С7, B8:E15.
Блок выделяется указателем мыши, имеющим форму толстого белого креста, одним из способов, приведенных ниже:
· операцией drag&drop от левого верхнего угла к нижнему правому углу;
· после щелчка по ячейке в левом верхнем углу производится щелчок по ячейке в нижнем правом углу при нажатой клавише Shift ;
· стрелками () на клавиатуре при нажатой клавише Shift .
Все ячейки рабочего листа выделяются щелчком по кнопке Выделить все , находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов рабочего листа.
Часто вместо термина «блок» применяют термин «диапазон» («интервал»). Понятие «диапазона» шире, чем блока, так как диапазон может состоять из нескольких возможно пересекающихся блоков.
Диапазон ячеек, состоящий из нескольких блоков, выделяется указателем мыши при нажатой клавише Ctrl .
У выделенного блока, как и у выделенной ячейки, в правом нижнем углу имеется маркер заполнения, который может использоваться для копирования и автозаполнения последовательности ячеек. У диапазона, состоящего из нескольких блоков, маркера заполнения нет.
Вводить и редактировать информацию в рабочей таблице можно только в текущей ячейке. При вводе с клавиатуры информация появляется и в текущей ячейке, и в строке формул.
Для изменения содержимого ячейки необходимо либо дважды щелкнуть кнопкой мыши по ячейке, либо при выделенной ячейке щелкнуть кнопкой мыши по строке формул, либо нажать клавишу F2 . В точке ввода появляется мигающий курсор (|).
Завершить ввод или редактирование можно нажатием на клавишу Enter .
Если текст не помещается в ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку, если она не пустая. Если не помещается число, то ячейка заполняется символами (#). В этом случае необходимо изменить ширину столбца.
При вводе информации MS Excel распознает тип данных и по умолчанию сдвигает числовые данные вправо, текстовые – влево. Логическое значение выравнивается по центру ячейки.
Для вставки элементов таблицы используются команды Вставка / Ячейки (Строки, Столбцы, Лист) .
При удалении элементов таблицы (выделить ячейку, строку, столбец, блок) следует выполнить команду Правка / Удалить.
Для копирования и перемещения применяются команды Правка / Копировать (Вырезать) , Правка / Вставить или аналогичные команды контекстного меню и кнопки панели инструментов Стандартная .
3.3.3. Формулы и функции
Формула – это выражение, перед которым стоит знак (=), содержащее числа, адреса (ссылки) и имена ячеек, диапазоны, функции, текст, а также знаки арифметических операций (^, *, /, +, –) или знаки сравнения (>, >=, <, <=, =, <>).
Например, =А1+V10 или =G4*15%.
Любая функция имеет имя, один или несколько аргументов и начинается со знака равенства: =ИМЯ (список аргументов), например, =СУММ(А10:А20). Функция вызывается щелчком по кнопке Мастера функций .
Все функции разбиты на категории – статистические, математические, логические, дата и время и т. д.
Наиболее употребляемые функции (СУММ , МАКС , МИН и СРЗНАЧ ) относятся к категории статистические . Для вызова самой употребляемой функции СУММ используется специальная кнопка на панели инструментов Стандартная .
Для вызова остальных функций надо хотя бы примерно знать ее имя и воспользоваться категорией Полный алфавитный перечень .
Для быстрого вызова функции можно воспользоваться категорией 10 недавно использовавшихся .
Фраза «вложенные друг в друга функции» применяется, когда в качестве аргумента функции используется другая функция.
После ввода формулы или функции в ячейке отображается результат вычислений, а в строке формул – введенная формула или функция.
Для включения (выключения) отображения в ячейках электронной таблицы введенных формул используется команда Сервис / Параметры / Вид / Формулы.
Автозаполнение ряда последовательных ячеек осуществляется применением операции drag&drop к маркеру заполнения выделенной ячейки (или блока) в трех случаях:
· при вводе встроенных в MS Excel последовательностей (списков), в том числе последовательностей типа арифметической прогрессии;
· при вводе списков, созданных самим пользователем;
· при копировании.
При копировании и автозаполнении формул относительные адреса и относительные части смешанных адресов изменяются в соответствии с направлением и величиной вектора перемещения.
Например, если в ячейке С5 находится формула = А5+$B$4–$C6*D$7 и она копируется в ячейку Е8 , т. е. происходит смещение на два столбца и три строки, то в результате получится формула =С8+$B$4–$C9*F$7.
При перемещении формулы из одной ячейки в другую она не изменяется.
3.3.4. Основные приемы форматирования
Понятие «форматирование» включает в себя следующее:
· формат данных и ячеек (формат данных, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, способы заливки ячеек и т. д.);
· формат страницы (размер бумаги, размер полей, колонтитулы и т. д.).
Для форматирования содержимого всей ячейки (диапазона) необходимо выделить ячейку (диапазон) и выполнить команду Формат/Ячейки… .
На вкладке Число представлены используемые MS Excel типы данных:
· Общий формат , при котором MS Excel автоматически подбирает подходящий формат отображения числа.
· Число , при котором отображаются данные с заданным количеством десятичных знаков после запятой.
· Денежный тип , отличающийся от числового тем, что после изображения числа может отображаться знак валюты.
· Финансовый , при котором вносится знак минуса для отрицательных чисел.
· Процентный , при котором число в ячейке автоматически умножается на 100.
Для установки денежного, процентного, с разделителями групп разрядов типов данных, а также для увеличения и уменьшения количества десятичных знаков, можно использовать соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование .
На вкладке Выравнивание устанавливаются Тип выравнивания, Направление (ориентация) текста, Перенос по словам (для размещения информации в ячейке в несколько строк), Объединение ячеек, Автоподбор ширины и т. д.
Операция Объединение ячеек используется для объединения ячеек в одну с центрированием содержимого ячейки. Объединить можно соседние ячейки в строке, соседние ячейки в столбце, соседние ячейки, составляющие прямоугольный блок. Для операции объединения можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование .
Текст автоматически выравнивается по левому краю, число – по правому краю ячейки. Такой тип выравнивания устанавливается по умолчанию и называется стандартным.
Вкладки Шрифт , Граница , Вид позволяют выбрать шрифт текста, обрамление и заливку ячеек.
Присвоение имени ячейке (диапазону) выполняется командой Вставка / Имя / Присвоить.
Примечания к ячейкам создаются командой Вставка / Примечание .
Форматирование страницы выполняется командой Файл / Параметры страницы :
· на вкладке Страница можно установить ориентацию страницы, масштаб печати, размер бумаги;
· на вкладке Поля устанавливаются размер полей и центрирование на странице;
· на вкладке Колонтитулы можно создать верхний и нижний колонтитулы;
· на вкладке Лист указываются сквозные столбцы и строки (для печати шапки большой таблицы на каждой странице), а также можно установить вывод печати сетки, заголовков строк и столбцов и т. д.
3.3.5. Проектирование электронных таблиц
Проектирование электронной таблицы (рис. 12) производится по следующим этапам:
· Ввод в левую верхнюю ячейку (А 1) заголовка таблицы.
· Ввод в ячейки следующей строки (строки 2) констант, используемых при расчетах с пояснительными надписями.
· Ввод заголовков столбцов по принципу «один заголовок в одну ячейку» (без пропуска столбцов). Следует обратить внимание на ввод заголовков, общих для нескольких столбцов.
· Форматирование заголовков столбцов. Нужно выделить все ячейки с заголовками и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Переносить по словам , по горизонтали и вертикали – По центру .
· Изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости заголовкам с соблюдением принципа минимизации ширины таблицы.
· Форматирование заголовка таблицы – выделение диапазона ячеек первой строки по количеству столбцов таблицы и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Объединение ячеек , флажок Переносить по словам , по горизонтали – По центру .
· Ввод исходных данных, при этом возможно изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости введенным значениям.
· Ввод формул. Используемые в формулах ссылки не набираются на клавиатуре, а вводятся посредством выделения соответствующих ячеек. В каждом столбце набирается только одна формула, а затем она автозаполняется на остальные ячейки. Таким образом, ссылки в формулах должны быть таковы, чтобы при копировании (автозаполнении) получались правильные формулы. Это правило распространяется для строк с однотипными формулами.
· Обрамление таблицы.
В процессе проектирования необходимо постоянно сохранять таблицу.
Рис. 12. Таблица в режиме формул
3.3.6. Построение диаграмм
Диаграмма – графическая интерпретация числовых значений электронной таблицы. Диаграмма должна быть оформлена как независимый документ, т. е. должна содержать все необходимые элементы, позволяющие человеку анализировать ее без обращения к исходной электронной таблице.
Для построения диаграмм используется Мастер диаграмм , вызываемый одноименной кнопкой из стандартной панели инструментов.
Перед построением диаграммы необходимо определить ряд – набор числовых значений, отображаемый в виде графических элементов (набор столбиков, набор линеек, секторы круга, точки на плоскости и в пространстве), и продумать вид диаграммы – гистограмма, круговая, график, линейчатая и др.
Основные элементы, указываемые при построении диаграммы, приведены на рис. 13 – имя ряда, значения ряда, категории, подписи оси Х, подписи категорий, легенда, название диаграммы, названия осей, подписи данных, таблица данных, линии сетки.
Рис. 13. Диаграмма и ее основные элементы
Мастер диаграмм предполагает четыре шага работы:
· Выбор типа (вида) диаграммы (гистограммы, круговые, графики, линейчатые и др.).
· Задание источника данных диаграммы. На вкладке Ряд необходимо заполнить все поля диалогового окна (имя ряда , значения ряда , подписи оси Х ).
· Задание параметров диаграммы (название диаграммы , названия осей , подписи данных , таблица данных , линии сетки ).
· Размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся листе).
3.3.7. Редактирование и форматирование диаграммы
После построения диаграммы можно изменить ее размеры и переместить. Для этого достаточно выделить ее одинарным щелчком мыши, а далее перемещать либо всю диаграмму, либо один из маркеров на ее границах.
Можно менять как размер всей диаграммы (области диаграммы ), так и размер области построения диаграммы (область, занятую графическим объектом, рисунком).
После выделения соответствующих элементов диаграммы (оси, легенда, названия) можно изменять их размеры и форматы.
Для редактирования диаграммы надо вызвать на ее области контекстное меню и выбрать одну из команд, приведенных ниже:
· Тип диаграммы … . Эта команда позволяет вернуться к первому шагу построения диаграммы.
· Исходные данные … . Данная команда позволяет вернуться ко второму шагу построения диаграммы.
· Параметры диаграммы … . Эта команда позволяет вернуться к третьему шагу построения диаграммы.
· Размещение … . Данная команда позволяет вернуться к четвертому шагу построения диаграммы.
Для удаления диаграммы надо ее выделить и нажать на клавиатуре клавишу Delete .
3.3.8. Информационный обмен между приложениями
Для организации взаимодействия между приложениями можно использовать следующие способы:
· обмен данными через буфер обмена (команды Правка / Копировать, Правка / Вставить );
· OLE -технологию внедрения и связывания объектов (команды Правка/Копировать , Правка / Специальная вставка );
· вставку и редактирование объектов (формул, красочных надписей, организационных диаграмм и т. д.) несамостоятельными приложениями (команда Вставка / Объект );
· MS Equation ;
· MS WordArt (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов);
· MS Organization Chart (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов).
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL И
ЯЗЫК ПРОГРАММИРОВАНИЯ
VISUAL BASIC
Методические указания
Для студентов заочного отделения
Часть 1
Составители: асс. Л.Ю. Кошкина
доц. Понкратова С.А.
ст. преп. Смирнова М.А.
Табличный процессор Excel и язык программирования Visual Basic : Методические указания для студентов заочного отделения. Часть 1 / Казан. гос. технол. ун-т; Казань, 2003, с. 56
Кратко описаны основные приемы работы в среде Excel. Излагаемый теоретический материал сопровождается большим числом иллюстраций и практических заданий для его закрепления.
Рассмотрены вопросы создания программ на языке программирования Visual Basic, встроенного в электронную таблицу Excel, а также создание макросов, диалогов.
Предназначены для студентов технологических специальностей, изучающих дисциплину «Информатику».
Подготовлены на кафедре химической кибернетики.
Печатаются по решению Экспертного совета по информатизации.
Рецензенты: проф. Зиятдинов Н.Н.,
доц. Харитонов Е.А.
Работа с табличным процессором Microsoft Excel.
Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.
Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др.
Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
Табличный процессор Excel позволяет:
1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций (например, sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т. п.
2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование. (Что будет, если? Как сделать, чтобы?).
3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.
4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.
5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблицы или всю таблицу.
6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.
7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора Microsoft Office.
8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т. п.
9. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчеты филиалов фирм).
10. Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.
Запуск Excel осуществляется через Главное меню Windows с помощью команды Пуск – Программы – Microsoft Excel. Файл программы Excel – excel.exe – обычно находится в папках Program Files – Microsoft Office – Office.
Основные понятия Microsoft Excel
Документом, т.е. объектом обработки Excel, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1 книга , а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.
Рабочие листы можно удалять (Правка – Удалить лист ), добавлять новые (Вставка – Лист ), переименовывать (щелкаем по ярлычку листа сначала левой клавишей мыши, затем правой, в появившемся контекстном меню выбираем команду Переименовать ).
Электронная таблица Excel состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Строки нумеруются числами (от 1 до 65536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C, …, Z . После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, BA, BB …IV .
Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины. Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.
Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе. Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Каждая конкретная ячейка имеет адрес. Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы. Операции ввода и редактирования проводятся только в активной ячейке.
Ячейка может содержать следующие данные: число, текст, формулы, а также оставаться пустой. Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Завершение ввода – нажать . Отмена внесённых изменений клавиша - . Удаление содержимого текущей ячейки - .
Адреса ячеек могут быть относительными (А1, В2:С8 - при копировании, перемещении изменяются) и абсолютными ($A$2, $B$4:$C$9 – при копировании, перемещении остаются неизменными), смешанными (A$2, $B4 – в которых постоянным является только один из компонентов).
Блок (диапазон) ячеек – группа последовательных ячеек.
Блок ячеек может быть выделен:
· Непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон;
· Выделением блока с помощью мыши (несмежные блоки при нажатой клавише ) или клавиш навигации.
Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия:
· Форматирование
· Копирование
· Вставка
· Удаление
· Перемещение
· Заполнение
· Очистка форматов, содержимого, значений
Формат ячеек таблицы
Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командойФормат – Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек . Эти команды имеют несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита .
· Вкладка Число – задаёт форматы представления данных в ячейке.
· Вкладка Выравнивание – определяет способ выравнивания данных в ячейке по горизонтали или по вертикали, а также определяет можно ли переносить в ячейке текст по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задаёт автоподбор ширины ячейки.
· Вкладка Шрифт – изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках.
· Вкладка Граница – создаёт рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек.
· Вкладка Вид – позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор).
· Вкладка Защита – управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек).
Автозаполнение числами
Для заполнения ячеек числами выполнить Правка – Заполнить – Прогрессия. Данную процедуру удобно использовать при табулировании функции.
Пример : Заполнить столбец А числами от 1 до 10 с шагом 0,5.
Вычисления в электронной таблице Microsoft Excel
Формулы
Ввод формул начинается со знака «=».
Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции, соединённые знаками математических операций. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается результат вычислений по формуле. Если сделать ячейку текущей, то формула отображается в строке формул.
Если строка формул отсутствует, включить её можно с помощью Вид – Строка формул.
Для того, чтобы отобразить формулы на рабочем листе выполнить Сервис – Параметры – Общее – Включить формулы. Формула может содержать ссылки, т.е. адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Ссылку на ячейку можно задать следующими способами:
1. Набрать в строке формул адреса ячеек (=В1+В2);
2. Щёлкнуть левой кнопкой мыши по нужной ячейке;
3. Использование поля имени, где выбирается нужное имя.
Для редактирования формулы щелкнуть 2 раза по ячейке, содержащей формулу, или клавиша , или редактирование в строке формул, выбрав необходимую ячейку.
Построение диаграмм
Диаграмма – это графическое представление числовых данных. Каждая ячейка с данными находит своё отображение на диаграмме – в виде точек, прямоугольников, линий и прочих графических объектов (т.е. точкой данных ).
Для построения диаграммы нужно:
§ Выделить данные в таблице;
§ Нажать кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная (или Вставка – Диаграмма);
§ В открывшемся окнеМастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммывыбрать нужный тип, вид диаграммы нажать кнопкуДалее;
§ В окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы указать исходные данные (диапазон данных (адрес блока данных таблицы) и их расположение (в строках или в столбцах)); нажать кнопкуДалее;
§ В окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы заполнить параметры диаграммы. Мастер диаграмм предоставляет 6 вкладок, позволяющих задать или отредактировать нужные параметры диаграммы.
ü В Заголовках можно задать название диаграммы и заголовки осей.
ü В Осях можно показать или отключить оси X и Y.
ü Линии сетки – аналог миллиметровой бумаги – помогают более точно определить значение данных.
ü Легенда – расшифровка линий диаграммы, соответствует именам рядов.
ü Подписи данных или метки данных – позволяют отобразить числовые данные точек диаграммы.
ü Таблица данных – можно добавить на график таблицу исходных данных.
§ В окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы указать месторасположение диаграммы. Диаграмму можно разместить на текущем листе (внедренная), либо на отдельном.
§ Завершить создание диаграммы с помощью кнопки Готово.
Для изменения или форматирования элементов диаграммы их надо выбрать одинарным щелчком правой кнопки мыши и выбрать соответствующий пункт контекстного меню (или обратиться в меню Диаграмма ).
Для изменения размеров диаграммы:
1. Щелкните мышью по диаграмме, чтобы появились привязчики.
2. Отбуксируйте один из привязчиков, изменив таким образом размер диаграммы.
Удаление диаграммы:
1. Выделите её, щелкнув по ней левой кнопкой мыши.
2. Нажмите клавишу Delete.
Тренды
Тренд – это функция заданного вида, с помощью которой можно аппроксимировать построенный по данным таблицы график. В Excel предусмотрено несколько стандартных типов тренда: линейный, логарифмический, степенной, экспоненциальный, полиномиальный, скользящее среднее.
Тренд можно строить для диаграмм типа:
§ Линейчатый график;
§ Гистограмма;
§ Диаграмма с областями;
§ XY-точечная.
Построение тренда осуществляется по следующей технологии:
§ Построить диаграмму для одного ряда данных;
§ Выделить эту диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. На диаграмме должны появится маркеры;
§ Вызвать контекстное меню и выполнить команду Добавить линию тренда;
§ В диалоговом окне Линия тренда на вкладке Тип выбрать тип тренда, а на вкладке параметры установить параметры: Количество периодов прогноза, Показывать уравнение на диаграмме, Поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации;
§ Нажать кнопку ОК.
Выделив линию тренда и вызвав в контекстном меню команду Форматировать линию тренда можно отформатировать, либо удалить линии тренда – команда Очистить.
Пример: Построение тренда.
Для этого:
1. Создайте таблицу в Excel, представленную на рис. 1.
2. Рассчитайте средний балл по информатике и высшей математике.
3. Отформатируйте таблицу.
4. Постройте гистограмму распределения оценок по информатике по группам.
5. Постройте линейный тренд для гистограммы.
6. Постройте полиномиальный тренд для гистограммы.
7. Оформите диаграмму и линии тренда так, как представлено на рисунке 2.
8. Сохраните работу в своей папке.
 |
Рис. 1. Таблица Средний балл для построения диаграммы и тренда
Решение :
1. Создайте таблицу, представленную на рис. 1.
2. Используя Мастер функций, в ячейку В7 введите формулу =СРЗНАЧ(В3:В6). Скопируйте эту формулу в ячейку С7.
· По центру;
· Объединение ячеек – установите флажок.
5. Постройте диаграмму распределения по группам оценок, полученных по информатике. Для этого, вызовите Мастер диаграмм , нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. Выберите на вкладке Стандартные обычный тип гистограммы и нажмите кнопку Далее. В строку Диапазон установите курсор и выделите блок ячеек А2:В7. Оформите заголовки и названия осей так, как показано на рис. 2. Закончите построение диаграмм.
6. Постройте линейный тренд для гистограммы. Для этого, установите указатель мыши на один из столбиков гистограммы т щелкните левой кнопкой мыши так, чтобы появились на всех столбиках черные метки. Для выделенной гистограммы вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши. Выполните команду Добавить линию тренда . В диалоговом окне Линия тренда на вкладке Тип выберите окошко Линейная. На вкладке Параметры установите параметры:
· Прогноз: вперед на 1 период;
· Показывать уравнение на диаграмме: установите флажок;
· Поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации: установите флажок.
Нажмите кнопку ОК. На диаграмме появится линия тренда и описывающее ее уравнение.
7. Постройте полиномиальный тренд для гистограммы, воспользовавшись технологией п. 5.
8. Оформите диаграмму и линии тренда так, как представлено на рисунке 2.
9. Сохраните файл в своей папке под своим именем.
Рис. 2 . Гистограмма и тренды
Процедура Подбор параметра
Подбор параметра – это средство Excel для анализа таблицы, при котором значения ячейки- параметра изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному. С помощью этого средства возможен, например, поиск решения уравнения с одним неизвестным.
Решение задачи производится через команду Подбор параметра меню Сервис . В диалоговом окне устанавливается целевой ячейки, её значение, адрес ячейки параметра.
Процедура Подбор параметра доступна только в том случае, если она отмечена в диалоговом окне Надстройки , которое открывается с помощью Сервис – Надстройки .
Пример
: Решить уравнение 
, используя процедуру Подбор параметра.
 |
Рис. 3. Решение уравнения с использованием сервиса Подбор параметра
Решение:
1. В ячейку А1 введём текст «Значение параметра», в А2 – «Уравнение».
2. Ячейке В1 присвоим имя х (Вставка – Имя – Присвоить ) и введем в неё начальное значение х, равное, например 1.
3. В ячейку В2 введём формулу =(х-2)^2*2^x.
4. Выполнить команду Сервис – Подбор параметра .
5. Установить адрес целевой ячейки $B$2, значение целевой ячейки – 1, изменяя значение ячейки $B$1 (рис.3).
Таким образом, процедура Подбор параметра будет автоматически изменять значение в ячейке В1, то есть х, до тех пор, пока значение целевой функции в ячейке В2 не станет равным заданному.
Ответ: х=1,3801 (при у=0,9999).
Матричные операции
Дана система линейных алгебраических уравнений
Найти:
1. определитель;
2. x 1 , x 2 , x 3;
3. матрицу коэффициентов а i , j умножить на число 5.
Решение:
Метод обратной матрицы заключается в следующем: пусть дана система линейных алгебраических уравнений вида А*Х=В, где А – матрица коэффициентов при неизвестных; Х – вектор неизвестных; В – вектор свободных членов. Тогда Х=А -1 *В, где А -1 – обратная матрица матрицы А.
 |
Рис. 4. Матричные операции
1. В ячейки B1:D3 введите матрицу коэффициентов при неизвестных. В ячейки F1:F3 введите вектор свободных членов (рис. 4).
2. Для нахождения определителя матрицы щёлкнем по ячейке B5. Далее в диалоговом окне Мастера функций, которое вызвали при помощи команды меню Вставка – Функция, выберем функцию =МОПРЕД(B1:D3 ) из категории Математические. При помощи мыши выделим матрицу А, находящуюся в ячейках B1:D3. Нажать .
3. Неизвестные x 1 , x 2 , x 3 найдём методом обратной матрицы. Для этого в ячейкахB7:D9 вычислим обратную матрицу. Выделим блок ячеек B7:D9. Далее Вставка – Функция, категория – Математические, функция =МОБР(B1:D3). .
4. Результатом умножения исходной матрицы и обратной матрицы будет единичная матрица, элементы которой равны нулю, кроме элементов главной диагонали, они равны 1. Выделим блок ячеек B11:D13. Далее Вставка – Функция, B1:D3; B7:D9). Нажать . Далее щелкнуть мышью в строке формул. Нажать комбинацию клавиш .
5. Выделим блок ячеекI1:I3, в котором вычислим неизвестные x 1 , x 2 , x 3 . Для этого выполним Вставка – Функция, категория – Математические, функция =МУМНОЖ(B7:D9; F1:F3). Нажать . Далее щелкнуть мышью в строке формул. Нажать комбинацию клавиш .
6. Результатом умножения матрицы на число будет матрица.Выделим блокB15:D17. Перейдём в строку формул, где, начиная со знака равно, введём =B1:D3*5. Нажать .
7. Введите комментарии.
Использование надстроек
Надстройки – это специальные средства, расширяющие возможности электронных таблиц. Подключить или отключить надстройки можно с помощью Сервис – Надстройки .
Наиболее часто используемые надстройки:
§ Пакет анализа;
§ Поиск решения (оптимизация);
§ Автосохранение;
§ Мастер шаблонов.
Поиск решения
К задачам линейного программирования (ЗЛП) относятся задачи оптимизации, в которых ищутся неотрицательные значения факторов минимизирующих или максимизирующих значений линейной целевой функции, при наличии ограничений, заданных в виде линейных равенств или неравенств.
Решение ЗЛП в Excel осуществляется посредством программы Поиск решения .
Запуск программы Поиск решения осуществляется с помощью команды Сервис – Поиск решения. Эта программа доступна в том случае, если в диалоговом окне Надстройки помечен Поиск решения .
В диалоговом окне Поиск решения находятся несколько окон ввода:
§ Установить целевую ячейку – устанавливается адрес целевой ячейки, в которой находится целевая функция, в виде формулы, ранее введенная.
§ Равной: либо максимальному, либо минимальному значению (включается переключатель), либо значению (указывается в окошечке).
§ Изменяя ячейки – указываются ячейки, участвующие в расчёте целевой функции.
§ Ограничения – после нажатия кнопки добавить появляется окно Добавление ограничения, в котором в левом окне ввода указывается ячейка, затем выбирается знак, в правом окне ввода указывается ограничение.
Задача: Составить штатное расписание хозрасчётной научно-исследовательской лаборатории, т.е. определить сколько сотрудников, на каких должностях и с каким окладом нужно принять на работу. Общий месячный фонд заработной платы составляет 60000 руб. При решении принять во внимание, что для нормальной работы лаборатории необходимо 8-12 лаборантов, 2-4 единицы технического персонала, 4-8 инженера, 1 завхоз, 2 заведующих отделения, 1 заведующий лабораторией.
За основу берётся оклад лаборанта, а все остальные вычисляются исходя из него: =А*Х+В, где Х – оклад лаборанта, А и В – коэффициенты, которые для каждой должности определяются решением совета трудового коллектива. Оклад лаборанта должен быть не менее 1500 руб.
Решение: Заполним таблицу данными, приведенными на рис.5.
Рис. 5. Штатное расписание лаборатории
1. Перейти в ячейку D3. Расчёт заработной платы производится по формуле: =В3*$В$11+С3 (т.е. =А*Х+В). Далее эту формулу скопировать в ячейки D4:D8.
2. Произвести расчёт суммарной заработной платы в ячейках F3:F8.
3. Итоговое значение заработной платы, находящееся в ячейке F9
=СУММ(F3:F8)
4. Воспользуемся командой Сервис – Поиск решения для решения задачи оптимизации, предварительно установив курсор в ячейку F9, предназначенную для целевой функции. Появляется диалоговое окно Поиск решения, в котором надо установить значения в следующие окна ввода:
Ограничения – нажать кнопку Добавить (рис.6) и в диалоговом окне ввести ограничения по количеству сотрудников. Например, количество лаборантов по условию должно быть более 8, но менее 12, а также целым. Зарплата лаборанта должна быть >= 1500. Аналогично заполняются все другие ограничения. После ввода последнего ограничения нажать кнопку ОК.
Рис. 7. Диалоговое окно Добавление ограничения
Появится окно Поиска решения , нажать кнопку Выполнить . Появится окно Результаты поиска решения, нажать кнопку ОК и проанализировать полученные результаты.
Макросы
Макрос – это записанная последовательность команд и действий, сохранённая под уникальным именем, которую может выполнить Excel.
Excel Visual Basic – это язык макросов, т.е. вы можете писать программу на этом языке традиционным образом, а можете записать макрос с помощью команды Сервис – Макрос и использовать текст макроса наравне с остальным текстом вашей программы.
Microsoft Excel имеет встроенное средство для записи макроопределений – макрорекордер. Он записывает последовательность нажатий клавиш и перемещений мыши в виде операторов языка Visual Basic. В дальнейшем макрос можно редактировать, как обычный текстовый файл.
Тексты программ на языке Visual Basic хранятся в специальных листах рабочей книги. Эти листы носят название модулей .
Выполнение макроса
Чтобы выполнить макрос, выберите команду меню Сервис – Макрос – Макросы.
Откроется диалоговое окно со списком макросов. Выбрав нужный макрос, щёлкните по кнопке Выполнить .
Кнопки
Для удобства вызова макроса на выполнение макросу можно назначить кнопки:
§ 
Кнопка на панели инструментов
. Вид – Панели инструментов – Настройка.
Среди Команд выбрать Макросы – Настраиваемая кнопка и перенести её с помощью мыши на любую панель инструментов. Для работы с этой кнопкой нажать правую кнопку мыши (Назначить макрос). Редактирование кнопки возможно только в режиме настройки.
§ Командная кнопка . Вид – Панели инструментов – Формы . В панели инструментов Формы нужно выбрать кнопку – Кнопка. С помощью мыши нарисовать кнопку и правой кнопкой мыши Назначить макрос.
§ Графический объект. Вставка – Рисунок – Картинки . Правой кнопкой мыши Назначить макрос.
Объекты
Объект – это то, чем вы управляете с помощью программы на языке Excel Visual Basic:
§ Cell (ячейка),
§ Range (диапазон),
§ Chart (диаграмма),
§ WorkSheet (рабочий лист),
§ WorkBook (рабочая книга).
Понятие объекта включает в себя параметры объекта (свойства) и программные средства для работы с ним (методы). В программе на языке Visual Basic необходимо идентифицировать объект, прежде чем применять к нему методы или изменять значения его свойства.
Методы
Метод – это программа, которая выполняет определённые действия над объектом.
Свойства
Свойства – это совокупность характеристик и атрибутов, описывающих объект.
| Синтаксис: | Объект. Свойство = выражение |
| Пример: | ActiveWindow. Heigt = HSize |
Переменные и константы
Важно различать следующие понятия:
§ Ячейка памяти – это элементы оперативной памяти, в которых хранятся данные в виде байтов.
§ Переменная – именованная область памяти, отведенная для временного хранения данных, которые могут изменяться при выполнении программы.
§ Значение переменной – это содержимое тех ячеек памяти, в которых хранится переменная.
§ Идентификатор – это лишь обозначение переменной, принятое в программе.
§ Константа – именованный элемент, сохраняющий постоянное значение в течение выполнения программы.
Тип данных
Тип указывает, что может хранить переменная: целое число, строку, дату и т.п.
Для эффективного использования памяти необходимо правильно выбрать тип переменной (табл.1).
Табл.1 . Типы данных
| Тип | Хранимая информация | Занимаемая память | Интервалы значений |
| Целочисленные типы | |||
| Byte | Целые числа | 1 байт | От 0 до 255 |
| Boolean | Логические значения | 2 байта | Истина или ложь |
| Integer | Целые числа | 2 байта | От –32768 до 32767 |
| Long Integer | Длинные целые числа | 4 байта | +/-2.1Е9 |
| Типы с плавающей точкой | |||
| Single | Вещественные числа одинарной точности с плавающей точкой | 4 байта | От –3,402823Е38 до –1.401298Е-45 для отрицательных чисел и от 1.401298Е-45 до 3.442823Е38 для положительных чисел |
| Double | Вещественные числа двойной точности с плавающей точкой | 8 байт | От –1.7976313486232Е308 до –4.94065645841247Е-324 для отрицательных и от 4.94065645841247У-324 до 1.7976313486232Е308 для положительных чисел |
| Строковые типы | |||
| String (строка фиксированной длины) | 1 байт на каждый символ | От 1 до 65400 | |
| String (строка переменной длины) | Текстовая информация (строка) | 10 байт + 1 байт на каждый символ | От 0 до двух миллиардов символов |
| Объектные типы | |||
| Object | Рисунок или ссылка на любой другой объект | 4 байта | Ссылка на объект |
| Типы Variant | |||
| Variant | Значения любого из перечисленных типов данных | 16 байт для чисел, 22 байта + 1 байт на каждый символ для строк | Любое числовое или строковое значение |
| Прочие типы | |||
| Currency | Числа, имеющие до 15 цифр до десятичной точки и 4 цифры после неё (денежные единицы) | 8 байт | От –922337203685477.5808 до 922337203685477.5808 |
| Date | Информация о дате и времени | 8 байт | От 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. |
| Decimal | Десятичное число | 14 байт | Целое – 29 знаков Вещественное – 27 знаков после запятой |
Объявление переменных
Декларация переменных может быть явной и неявной. Первый способ предпочтительнее.
При втором способе неявного объявления переменная декларируется просто указанием её имени в тексте программы.
Приоритет операций
К основным арифметическим операциям относятся: сложение (+), вычитание (-), умножение (*), деление (/).
Каждая арифметическая операция имеет свой приоритет. Операции с более высоким приоритетом (умножение и деление) будут выполняться раньше, че6м операции с более низким приоритетом (сложение и вычитание). Изменить порядок вычисления выражения можно с помощью круглых скобок.
Скобки допускается вкладывать друг в друга произвольное число раз. Использование квадратных или фигурных скобок не допускается.
Ввод данных
Ввод данных в программе
Ввод данных в программе осуществляется при помощи оператора присваивания. Оператор присваивания определяется знаком присваивания. (=), слева от которого располагается идентификатор переменной, а справа – некоторое выражение.
Пример : х=3.
With Элемент_1
Элемент_2
Элемент_3
End With
Пример 2 :
Вывод результатов
Элементарные функции
Табл. 2 . Функции в среде Visual Basic и таблице Excel
| Значение функции | Функции в таблице Excel | |
| sin x | sin(x) | sin(x) |
| cos x | cos(x) | cos(x) |
| tg x | tan(x) | tan(x) |
| ctg x | 1/tan(x) | 1/tan(x) |
| arcsin x | asin(x) | asin(x) |
| arccos x | acos(x) | acos(x) |
| arctg x | atn(x) | atan(x) |
| sh x | sinh(x) =(exp(x)-exp(-x))/2 | sinh(x) |
| Значение функции | Встроенные функции Visual Basic | Функции в таблице Excel |
| ch x | cosh(x) =(exp(x)+exp(-x))/2 | cosh(x) |
| |x| | abs(x) | abs(x) |
| sqr(x) | корень(x) | |
| e x | exp(x) | exp(x) |
| ln x | log(x) | Ln(x) |
| lg x | log(x)/log(10) | Log10(x) |
| log a x | log(x)/log(a) | log(x;a) |
Пример 1
где у=2/3, а=27.
Решение в таблице Excel:
1. Переименовать Лист1 в Линейные_процессы,
2. В ячейки А1:А3 ввести комментарии к Примеру 1,
3. Ячейку В1 переименовать в а, В2 – в у,
4. Ввести в В1 число 27, в В2 формулу =2/3,
5. Ввести в ячейку В3 формулу, используя для вставки функций Мастер функций, вставку аргументов в формулу лучше производить при помощи мыши,
6. По завершении ввода формулы нажать Enter.
Пример 2
,
где х=ln2, y=0.28*10 2 .
Решение в таблице Excel:
Создание диалога
Ввод информации часто осуществляется с помощью клавиатуры и мыши. Чтобы организовать взаимодействие пользователя и программы, используются разнообразные экранные формы. Ярким примером таких форм служат диалоги в программах для среды Windows.
Для создания диалога (формы) необходимо вставить в рабочую книгу лист с заготовкой нового диалога. Вставка осуществляется
Первый шаг при работе с экранной формой – это установка значений её свойств (рис. 8). Свойство Name (Имя) – имя формы, которое используется в программе для ссылки на экранную форму. Свойство Caption (Заголовок) – текст, который отображается в строке заголовка.
 |
Рис. 8. Окно свойств
Создание всех элементов управления в поле диалога происходит с помощью кнопок на панели инструментов Формы (рис. 10).
Рис. 10. Панель инструментов Формы
Пример:
Создать диалог вычисления z
где у=2/3, а=27.
Решение:
1. Вставить в рабочую книгу лист с заготовкой нового диалога. Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic, Insert – User Form (Вставка – Диалог).
2. Вызвать окно свойствView – Properties Window (Вид – Окно свойств) иОкно проекта (View – Project Explorer).
Табличный процессор Excel позволяет:
– решать математические задачи: выполнять табличные вычисления, вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.д.;
– осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование;
– проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование и оптимизацию;
– реализовывать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию и анализ данных;
– вводить пароли или устанавливать защиту некоторых ячеек таблицы, скрывать фрагменты таблицы (или всю таблицу);
– наглядно представлять данные в виде диаграмм или графиков;
осуществлять импорт/экспорт, обмен данными с другими программами;
– осуществлять многотабличные связи;
– подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.
С помощью инструмента Карта можно создавать географические карты на основании данных рабочих листов, организованных специальным образом. Один столбец должен содержать такие географические данные, как названия городов, штатов, областей или стран. При этом в карту можно добавлять надписи, дополнительные данные и применять к ним форматирование.
Прежде всего, надо организовать информацию рабочего листа по столбцам. Рабочий лист должен содержать дополнительные данные для каждого средства карты, например объемы продаж по каждому штату (области). Можно включить эти данные в ячейки, выделяемые при создании карты.
Карту можно использовать для анализа географических данных путем добавления подписей, текста, флажков. Например, форма карты прекрасно подойдет для отображения и анализа данных о продажах в разных регионах.
После создания карты можно изменять ее размер, модифицировать легенду, изменять другие элементы. На карту можно добавлять такие подписи, как названия городов и стран (которые уже записаны на рабочем листе), либо создавать надписи с «посторонним текстом». С помощью кнопки Вывод подписей объектов панели инструментов Карта помечаются важные точки на карте, а с помощью кнопки Нанесение надписей вставляются примечания.
Для представления данных на карте другим способом можно добавить круговую диаграмму или гистограмму. Возможно, именно столбики гистограммы или секторы круговой диаграммы помогут лучше представить данные, связанные с географическими областями.
Основные типы данных: числа, как в обычном, так и в экспоненциальном формате, текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т. д.) и знаки математических операций.
Электронные таблицы позволяют работать с основными типами данных:
– числами, например (1.2367 0.25Е-7)
– текстом, например (–23.569Е+8рс)
– формулами, например =SUM(A1:F25;D47)
Числа могут быть представлены как в обычном виде, так и в экспоненциальном и выравниваются по разрядам при размещении по столбцам для удобства пользователя.
В электронных таблицах существует три вида ссылок:
– абсолютные;
– относительные;
– смешанные.
Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.
Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.
Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не меняются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара. Если символ доллара стоит перед буквой ($А1), то координата столбца – абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед цифрой (А$1), то координата столбца – относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.
После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.
При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения.
При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы $. Изменяются только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ $. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ $, то при копировании формулы ссылка не изменится.
Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки 7. Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца D. Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов – G, 3, L и 9, – помещая перед ними символ $.
Трехмерные ссылки используются при необходимости анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. Microsoft Excel использует все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула = СУММ(Лист2:Лист13!В5) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке В5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно.
Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СЧЕТ, СЧЕТЗ, МАКС, МАКСА, МИН, МИНА, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНП, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСП, ДИСПА, ДИСПР и ДИСПРА.
Изменения в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке или удалении листов. Нижеследующие примеры поясняют, какие изменения происходят в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке и удалении листов, на которые такие ссылки указывают. Предположим, что используется формула =СУММ(Лист2:Лист6!А2:А5), суммирующая содержимое ячеек с А2 по А5 с Лист2 по Лист6 включительно:
– вставка или копирование. Если между листами 2 и 6 книги вставить новые листы, Microsoft Excel добавит в сумму содержимое ячеек с А2 по А5 на новых листах;
– удаление. Если между листами 2 и 6 книги удалить листы, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек удаленных листов;
– перемещение. Если переместить листы, находящиеся между листами 2 и 6 книги, и разместить их таким образом, что они будут расположены перед листом 2 или после листа 6, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек перемещенных листов;
– перемещение граничного листа. Если переместить лист 2 или 6 в новое место книги, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находящихся между листами 2 и 6 включительно;
– удаление граничного листа. Если удалить лист 2 или 6, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находившихся между ними.
Стиль ссылок R1C1. Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и столбцы. Стиль ссылок R1C1 полезен при вычислении положения столбцов и строк в макросах. В стиле ссылок R1C1 Microsoft Excel указывает положение ячейки буквой R, за которой идет номер строки, и буквой С, за которой идет номер столбца.
При записи макроса Microsoft Excel записывает некоторые команды с использованием стиля ссылок R1C1. Например, если записывается такая команда, как нажатие кнопки Автосумма для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, Microsoft Excel использует при записи формулы стиль ссылок R1C1, а не А1.
Чтобы включить или выключить стиль ссылок R1C1:
1. Выберите пункт Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Общие.
2. В разделе Параметры установите или снимите флажок Стиль ссылок R1C1.
Электронные таблицы позволяют осуществить сортировку данных, они могут сортироваться по возрастанию или убыванию, выстраиваясь в определенном порядке. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями – фильтрами.
Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:
– исходные, или первичные, данные – константы;
– производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.
Аргументами функции могут быть:
– другие функции;
– логические значения.
Для ссылки на ячейки в столбцах и строках можно использовать заголовки этих столбцов и строк листа. Также для представления ячеек, диапазонов ячеек, формул или констант можно создавать имена. Заголовки можно использовать в формулах, содержащих ссылки на данные на том же листе; для представления группы ячеек, находящейся на другом листе, этой группе следует присвоить имя:
– определенное имя в формуле облегчает понимание назначения формулы. Например, формулу =СУММА(Продано_в_первом_квартале) легче опознать, чем =СУММ(С20:С30);
– имена можно использовать в любом листе книге. Например, если имя «Контракты» ссылается на группу ячеек «А20:А30» первого листа рабочей книги, то это имя можно применить на любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу;
– имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя «Процентная Ставка», которому присвоено значение 6,2 %, можно использовать в любом месте для вычисления процентов;
– также можно ссылаться на определенное имя в другой книге или определить имя, ссылающееся на ячейку в другой книге. Например, формула =СУММА(Продажи.х1з!Контракты) ссылается на диапазон «Контракты» в книге «Продажи»;
Примечание. По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.
– допустимые знаки. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания;
– использование нескольких слов. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например «Налог_на_продажи» или «Первый.Квартал»;
– число знаков, которое можно использовать. Имя может содержать до 255 знаков;
Примечание. Если имя диапазона содержит больше 255 знаков, оно не может быть выбрано из поля Имя.
– учет регистра в именах. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Microsoft Excel их не различает. Например, если создано имя «Продажа», а затем в той же книге создано другое имя «ПРОДАЖА», то второе имя заменит первое;
– многоуровневые заголовки. Если на листе используются заголовки столбцов и строк, эти заголовки можно применять при создании формул, ссылающихся на данные листа. Если лист содержит многоуровневые заголовки столбцов – в которых за заголовком в одной ячейке ниже следуют один или более заголовков, – можно использовать эти заголовки в формулах, ссылающихся на данные листа. Например, если в ячейке Е5 находится заголовок «Запад», а в ячейке Е6 – заголовок «Проект», то формула = СУММ(Запад; Проект) возвращает общее значение для столбца «Запад Проект»;
– порядок заголовков. При использовании ссылок на данные с помощью многоуровневых заголовков вы ссылаетесь на данные в порядке, в котором отображаются заголовки сверху вниз. Если заголовок «Запад» находится в ячейке F5, а заголовок «Фактически» – в ячейке F6, то можно для обращения к фактическим объемам продаж для запада использовать в формуле ссылку «Запад; Фактически». Например, чтобы вычислить среднее значение фактических объемов продаж для запада, следует использовать формулу =СРЗНАЧ(Запад; Фактически);
– использование дат в качестве заголовков. Если с помощью диалогового окна Заголовки диапазонов создаются заголовки, содержащие год или дату, то при вводе формулы Microsoft Excel определяет дату как заголовок путем заключения ее в одинарные кавычки. Например, пусть лист содержит два заголовка – «2007» и «2008», – определенных в диалоговом окне Заголовки диапазонов. При вводе формулы =СУММ(2008) год автоматически заключается в кавычки: =СУММ("1997’).
Операторы сравнения. Операторы сравнения (табл. 15.1) используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.
Таблица 15.1.
Операторы сравнения
Таблица 15.2.
Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула в Microsoft Excel всегда начинается со знака равенства =. Знак равенства свидетельствует о том, что последующие знаки составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле.
Ввод данных в ячейки.
1. Данные вводятся в активную ячейку. Активная ячейка выделена черной рамкой.
2. Адрес активной ячейки отображается в строке формул.
3. Ячейка активизируется или щелчком мыши, или с помощью курсорных клавиш.
4. В активную ячейку можно ввести текст, число, дату, время, формулу.
5. Ввод данных заканчивается:
– нажатием клавиши Enter (при этом активизируется соседняя ячейка);
– щелчком мышью по кнопке с изображением галочки в строке формул (при этом активной остается та же ячейка);
– щелчком мышью в любой другой ячейке.
Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:
– математические и тригонометрические;
– статистические;
– финансовые;
– логические;
– инженерные;
– информационные;
– функции даты и времени.
С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.
Режимы работы табличного процессора:
– режим готовности – в строке состояния появляется индикатор Готово;
– режим ввода данных – в строке состояния появляется индикатор Ввод;
– режим редактирования – отмечается появлением индикатора Правка;
– командный режим – в строке состояния появляются подсказки;
– запись макроса – производится запись макроса.
Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства =. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.
Ввод формул. Для выполнения этого задания необходимо знать следующее:
1. Ввод формулы начинается со знака равенства =.
2. В формулу могут входить числа, адреса ячеек и стандартные функции, соединенные знаками арифметических операций:
– % (процент);
– ^(операция возведения в степень (символ Л набирается в латинском регистре при нажатии сочетания клавиш Shift+6 на основной клавиатуре));
– * (умножение);
– / (деление);
– + (сложение);
– – (вычитание).
3. При записи выражения могут использоваться круглые скобки, например = 2 ^ 3 – (3 * 4 + 10).
4. Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.
5. Имя – это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени или с помощью команд меню Вставка Þ Имя ÞПрисвоить....
Ввод примечаний. Примечание – это поясняющий текст к ячейке.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.
Основные элементы электронных таблиц:
1. Столбец.
2. Заголовки столбцов.
3. Строка.
4. Заголовки строк.
5. Неактивная ячейка.
6. Активная ячейка.
Форматирование ячеек. Для выполнения этого задания необходимо знать следующее:
1. К форматированию ячеек относятся следующие операции:
– выбор формата представления данных (числовой, денежный, процентный, текстовый, дата и т.д.);
– выравнивание данных (горизонтальное, вертикальное);
– установка шрифтов;
– установка границ;
– выбор заливки.
2. Для любой ячейки или группы ячеек можно задать свой формат.
3. Перед форматированием ячейки необходимо выделить.
4. Существует три способа выполнения операций по форматированию ячеек:
– команды меню Формат Þ Ячейки;
– команда Формат ячеек... из контекстного меню выделенного блока, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши;
Диаграммы. Табличный процессор MS Excel также позволяет создавать диаграммы (рис. 15.1) и вставлять их в текст документа.
Элементы диаграммы:
1. Область диаграммы.
2. Область построения диаграммы.
3. Название диаграммы.
4. Название оси X.
6. Название оси Y.
7. Ось значений (ось У). Метки оси 7проставляются автоматически.
8. Основные линии сетки оси значений.
9. Ряды данных (столбцы).
10. Подписи данных.
11. Легенда (соответствие цветов и названий рядов данных). Мастер диаграмм – это подпрограмма Excel, помогающая построить диаграмму. Запуск: выделить диапазон ячеек с данными и подписями к данным и нажать кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов или выбрать команды меню Вставка Диаграмма.
В открывшемся диалоговом окне Мастер диаграмм можно создать диаграмму, выполнив четыре шага.
Шаг 1. Тип диаграммы (гистограмма, круговая, график и др.).
Шаг 2. Источник данных диаграммы (вкладки: Диапазон данных, Ряд). На вкладке Ряд можно изменить диапазон ячеек, по которым строится диаграмма.
Шаг 3. Параметры диаграммы. Вкладки:
– Заголовки – название диаграммы, подписи осей;
– Оси – значения на осях;
– Линии сетки – вспомогательные линии, выходящие из осей;
– Легенда – добавление и размещение легенды в области диаграммы;
– Подписи данных – подписи и ключи к рядам данных;
– Таблица данных – таблица данных под осью X.
Шаг 4. Размещение диаграммы (на отдельном листе диаграмм или на любом рабочем листе).
Стандартные операции для редактирования диаграммы: изменить размер, переместить, скопировать, удалить. Если данные в таблице изменились, пересчет диаграммы произойдет автоматически. Изменить (добавить) параметры диаграммы можно с помощью команды контекстного меню диаграммы Параметры диаграммы.
Для форматирования диаграммы нужно дважды щелкнуть по элементу диаграммы (или на панели Диаграммы выбрать элемент диаграммы из раскрывающегося списка и нажать кнопку Формат) – открывается диалоговое окно форматирования выбранного элемента.
Собственное оформление диаграммы можно сохранить в списке Тип диаграммы (будет использоваться по умолчанию): выполнить команды меню Диаграмма Þ Тип диаграммы ÞСделать стандартной Þ Да, затем ввести название и описание нового типа диаграммы и нажать кнопку ОК. Цвета и шрифты этой диаграммы будут применяться ко всем видам диаграмм, которые находятся на вкладке Стандартные.
Добавление других видов оформления: выполнить команды меню Диаграмма => Тип диаграммы Þ вкладка Нестандартные Þ Дополнительные, ввести название и описание нового вида диаграммы и нажать кнопку ОК. В разделе Нестандартные дополнительные находятся все добавленные виды диаграмм.
Тема: «Табличный процессор Excel »
программного обеспечения
Табличный процессор EXCEL
· - Наглядность документов
базами данных
Окно MS Excel 2007
Пуск и выбрав далее
Строка заголовка
СОВЕТ
Справа от Кнопки "Office" расположена Панель быстрого доступа Сохранить , Отменить и Вернуть
Лента
Ниже расположена лента
Главная , Вставка , Разметка страницы , Формулы , Данные , Рецензирование и Вид ).
Вставка
Буфер обмена вкладки Главная буфером обмена.
В группе Шрифт Выравнивание
углу группы Шрифт вкладки Главная , появится диалоговое окно Формат ячеек
шрифту атрибут Зачеркнутый или Надстрочный Формат ячеек
Строка формул
Над листом находится строка формул (поле, расположенное слева от
значка fx
Строка состояния
строка состоя-
ния
Галерея
галерея . Это
Главная ленты.
Нажмите кнопку Стили ячеек , расположенную в группе Стили вкладки
Главная
. 
ста, а также формат данных.
· Нажмите клавишу Alt
кнопками Панели быстрого доступа и на Кнопке "Offi ce" Вставка обозначена буквой С
· Нажмите клавишу С . Вкладка Вставка Вставка
· Нажмите клавишу З . Появится диалоговое окно Вставка рисунка
Alt .
ярлык
от 1-ого листа:
- в начало книги
- на предыдущий лист
- на следующий лист
- в конец книги – соответственно.
1,2,3,...
алфавита : A , B , C ,… Z , AA , AB ,…, AZ адресом ячейки.
A 1, Z 23, BT 5 и т. д.
В Excel различают ячеек или ссылки .
изменяющийся
не изменяющийся $ (доллар) .
Например: $ B $5
$ C 9 или D $12
F4 для вставки знаков $ .
табличным курсором .
:
» (двоеточие).
Например: D
5:
L
5
или C
3:
C
15
или D
4:
K
12
ctrl+1 :
Выравнивание по вертикали
Объединение ячеек
- активной
Заливка ячеек цветом
Добавление границ ячеек
денежной единицы
ввода данных
- Дата
Процентный
Время
Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" -->
- Денежный формат
Процентный формат
Увеличить разрядность
Уменьшить разрядность
1. выделяем нужные ячейки --> Закладка Число -->
2. выделяем нужные ячейки --> щелкаем правой кнопкой на одной из них --> "Формат ячеек";
3. выделяем нужные ячейки --> нажимаем "Ctrl+1".
Описание форматов:
Формат "Общий"
Формат "Числовой"
- триады
Формат "Денежный"
Те же настройки, что и в "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".
Формат "Финансовый"
денежный знак "
Тема: «Табличный процессор Excel »
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ.
Для автоматизации табличных расчетов используется специальный вид прикладного программного обеспечения , называемый табличными процессорами или электронными таблицами.
Электронная таблица – это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах
Программа MS Excel – одна из самых популярных программ для работы с электронными таблицами на сегодняшний день, работающая под управлением системы Windows.
Табличный процессор EXCEL разработан в 1987 году фирмой Microsoft
Табличный процессор – это программа, обеспечивающая создание и автоматическую обработку электронной таблицы.
Табличные процессоры обеспечивают:
· - Ввод, хранение и корректировку данных
· - Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам
· - Наглядность документов
· - Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных
· - Оформление и печать таблиц
· - Работу с электронными таблицами как с базами данных
Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Окно MS Excel 2007
Запустить Excel можно, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав далее Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007 , или воспользовавшись ярлыком этой программы на Рабочем столе. . После запуска появляется окно программы:
Рассмотрим элементы интерфейса более подробно.
Строка заголовка
Строка заголовка находится в верхней части окна Microsoft Excel. Несмотря на то что она занимает немного места, ее функции достаточно важны.
Во-первых, она показывает название программы, поэтому можно сразу увидеть, с каким приложением вы работаете в данный момент. Во-вторых, на ней отображается название текущего файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, то вместо имени файла будет отображена надпись Книга1 (номер может быть другим). Это название Excel по умолчанию дает вновь созданным файлам.
СОВЕТ
Создавая книгу в Microsoft Excel, лучше сразу же сохранять ее и давать ей имя. Не забывайте также сохранять документ в процессе работы. Несохраненные данные будут утеряны после закрытия программы, а также в результате случайного завершения работы (например, зависания компьютера или отключения источника питания).
В левом верхнем углу окна программы находится главная кнопка программы "Office".
Она вызывает меню с некоторыми важными командами, такими как открытие, сохранение или создание файла, печать и т. д.
Справа от Кнопки "Office" расположена Панель быстрого доступа . По умолчанию на ней находятся кнопки Сохранить , Отменить и Вернуть , но вы можете добавить и другие, например кнопки для вызова наиболее часто используемых команд.
Лента
Ниже расположена лента , которая содержит вкладки. Ее содержимое динамически меняется в зависимости от того, какая вкладка выбрана.
Ярлыки вкладок вы видите над лентой (Главная , Вставка , Разметка страницы , Формулы , Данные , Рецензирование и Вид ).
Попробуйте щелкнуть кнопкой мыши на любом ярлыке, например Вставка . Вид ленты изменится. Теперь на ней расположены
совершенно другие кнопки и элементы управления, которые так или
иначе относятся к командам вставки. С их помощью вы можете вставить
в документ таблицу, рисунок, диаграмму и т. д.
Элементы управления, расположенные на каждой вкладке ленты, объединены в несколько групп, то есть, заключены в рамки. Название группы вы видите в нижней части рамки. Так, в группе Буфер обмена вкладки Главная есть кнопки для выполнения операций с буфером обмена.
В группе Шрифт находятся элементы управления для форматирования текста (здесь вы можете выбрать шрифт, изменить его атрибуты, цвет, размер и т. д.). В группе Выравнивание вы видите элементы управления для задания типа выравнивания и различных отступов.
Каждая лента состоит из панелей, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами . Как правило, на панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.
Нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем
углу группы Шрифт вкладки Главная , появится диалоговое окно Формат ячеек , в котором содержатся расширенные средства форматирования символов.
Например, на ленте нет кнопок, с помощью которых можно присвоить
шрифту атрибут Зачеркнутый или Надстрочный , для этого необходимо вызвать диалоговое окно Формат ячеек . Иными словами, диалоговые окна несколько дополняют ленту, позволяя выбрать недоступные на ленте команды.
Строка формул
Над листом находится строка формул (поле, расположенное слева от
значка fx ), в которую вводят различные постоянные значения, а также
формулы и функции, используемые при работе с документом. Здесь же находится поле имени, в котором записано имя активной ячейки.
Строка состояния
В нижней части окна программы (под листом) размещается строка состоя-
ния , в которой отображается различная информация, а в ее правой части
имеются кнопки режима просмотра документа Обычный, Разметка страницы и Страничный и ползунок для изменения масштаба. Щелчок на кнопках (- и +) уменьшает или увеличивает соответственно масштаб на 10 %. Передвигая ползунок, можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 %. Щелчок на цифре, показывающей текущее значение масштаба, откроет окно Масштаб.
Галерея
В Excel 2007 ведено еще понятие - галерея . Это
своего рода графическое меню, содержащее определенные образцы. Лучше познакомиться с галереей на примере.
Щелкните кнопкой мыши на вкладке Главная ленты.
Нажмите кнопку Стили ячеек , расположенную в группе Стили вкладки
Главная . Появится галерея стилей ячеек
.
В данной галерее вы видите доступные стили, которые можно применить
к выделенным ячейкам. Стиль включает в себя цвет ячейки, шрифт тек-
ста, а также формат данных.
Как вы уже заметили, все операции на ленте мы выполняли с помощью
мыши. Однако разработчики предусмотрели возможность использования
клавиатуры для навигации по ленте и активизации команд. Самое интерес-
ное, что вам не нужно запоминать горячие клавиши для вызова какой-либо
команды, лента сама подсказывает, какую клавишу следует нажать для вы-
бора нужной вкладки или выполнения той или иной команды.
· Нажмите клавишу Alt . Обратите внимание, что под ярлыками вкладок,
кнопками Панели быстрого доступа и на Кнопке "Offi ce" появились квадратики с буквами. Например, вкладка Вставка обозначена буквой С
· Нажмите клавишу С . Вкладка Вставка ленты будет активизирована, при этом каждая кнопка и элемент управления вкладки Вставка теперь обозначены квадратиками с буквами.
· Нажмите клавишу З . Появится диалоговое окно Вставка рисунка , в котором можно выбрать рисунок для вставки в документ.
Чтобы выключить режим выбора команд с клавиатуры, нужно повторно нажать клавишу Alt .
Файл электронной таблицы называется КНИГОЙ.
КНИГА состоит из ЛИСТОВ, (листов по умолчанию 3)
Каждый лист представляет собой таблицу.
Каждый рабочий лист имеет свой ярлык
, на котором написано название листа
Ярлык листа расположен слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Для выбора нужного листа, надо щёлкнуть мышью по ярлыку с его именем или воспользоваться одной из 4-х стрелок, находящихся слева
от 1-ого листа:
- в начало книги
- на предыдущий лист
- на следующий лист
- в конец книги – соответственно.
Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами от A до XFD (всего 16 тыс. столбцов), а номера строк - арабскими цифрами от 1 до 1 Таким образом, самая большая таблица, созданная в программе, теоретически может содержать более 16 млрд ячеек.
Каждая строка и столбец имеет своё имя.
Имя строки – это её номер в таблице. Строки пронумерованы цифрами: 1,2,3,...
Имя столбца – это прописные буквы латинского алфавита : A , B , C ,… Z , AA , AB ,…, AZ и Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую своё имя, называемое адресом ячейки.
Адрес ячейки – это местоположение ячейки в таблице. Он определяется именем (буквенным) столбца и именем (цифровым) строки, на пересечении которых находится ячейка. Например: A 1, Z 23, BT 5 и т. д.
В Excel различают относительные и абсолютные адреса ячеек или ссылки .
Относительный адрес ячейки – это изменяющийся при копировании или при перемещении адрес ячейки, содержащей исходную формулу.
Абсолютный адрес ячейки – это не изменяющийся при копировании или при перемещении адрес ячейки, содержащей исходную формулу. Для указания абсолютной адресации, в адрес ячейки вводится символ - $ (доллар) .
Например: $ B $5 - это полная абсолютная ссылка или
$ C 9 или D $12 – это частичная абсолютная ссылка
Ввод абсолютного адреса начинается с ввода обычного адреса, а затем нажимаем F4 для вставки знаков $ .
Активная ячейка – это ячейка, которая в данный момент доступна пользователю для записи, чтения и редактирования данных.
Для того чтобы активизировать ячейку, надо щёлкнуть на ней мышью. Активная ячейка выделена тёмной рамкой, называемой табличным курсором .
Блок ячеек – это группа смежных, т. е. расположенных рядом, ячеек.
Адрес блока задаётся указанием адреса первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – «:
» (двоеточие).
Например: D
5:
L
5
или C
3:
C
15
или D
4:
K
12
Диапазон ячеек – это группа выбранных ячеек.
Форматирование" которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1 :
Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.
Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание":
Объединение ячеек
Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:
Это можно сделать двумя способами:
Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.
При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.
Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.
Очистка данных в ячейках и удаление ячеек
- Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete"; Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое"; Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" → "Очистить" → "Выбираем нужный вариант"; Клавиша ← очищает содержимое активной
(одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона; Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление; пункт меню "Правка" → "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".
В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.
Заливка ячеек цветом
Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:
Добавление границ ячеек
Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:
- Контекстное меню - "Формат ячеек", закладка "Граница":
Формат представления данных в ячейках
Формат ячеек по умолчанию ("Общий")
По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет ряд хитростей:
- числа выравниваются по правому краю, а текст -- по левому; если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире; если число очень большое ("") или очень маленькое ("0,"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно); при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".
Необходимость изменения формата по умолчанию на другой
Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы , знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т. п.
Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только) за нас.
Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:
1. автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;
2. с помощью кнопок на панели инструментов Главная – Число
3. с помощью окна "Формат ячеек";
Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных
После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.
- Дата
. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата"; Процентный
. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный"; Время
. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";
Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".
Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели Число ленты Главная
На панели находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.
Описание кнопок (слева направо):
- Денежный формат
. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше); Процентный формат
. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз -- это "100%", а "0,7" арбуза -- "70%"; Формат с разделителями (числовой формат)
. В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т. д.) и будет добавлено 2 знака после запятой; Увеличить разрядность
. Добавляет один десятичный разряд; Уменьшить разрядность
. Убирает один десятичный разряд.
Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек"
Общие сведения. Способы запуска
В окне "Формат ячеек", в закладке "Число", можно выбрать один из нескольких предопределенных в Excel форматов, настроить их, а также создать свой формат, используя специальный язык описания форматов.
Существует 3 способа открытия окна "Формат ячеек":
1. выделяем нужные ячейки --> Закладка Число -->стрелка в правом нижнем углу - "Ячейки...";
2. выделяем нужные ячейки --> щелкаем правой кнопкой на одной из них --> "Формат ячеек";
3. выделяем нужные ячейки --> нажимаем "Ctrl+1".
Описание форматов:
Формат "Общий"
Формат "Числовой"
- можно настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой; можно настроить отделять или не отделять пробелом триады разрядов (сотни, сотни тысяч и т. п.); можно настроить формат отображения отрицательных чисел:
- черные с минусом; красные без минуса; черные с минусом и отступом (справа); красные с минусом и отступом.
Формат "Денежный"
Те же настройки, что и в "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".
Формат "Финансовый"
Те же настройки, что и в "Денежный" (кроме выбора формата отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата "Денежный" незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате "Денежный", выбрать денежный знак
Формат "Дата"
Формат "Время"
Формат "Процентный"
Формат "Дробный"
Формат "Экспоненциальный"
водорода вправо
Формат "Текстовый"
Формат "Дополнительный"
Пункт "(все форматы)"
Excel :
1.
Ø Выделить ячейку(и)-образец;
2. Ввод порядковых номеров:
Ø Выделить эту ячейку;
3. Автозаполнение:
4. Ввод прогрессий:
Даты
5.Автозамена:
аббревиатуры
Offic – Параметры - Правописание
Внимание! «=».
Например: =А1*2
Сложение
- - вычитание
* - умножение
/ - деление
^ - возведение в степень
2. Вычисляются функции.
Например: СУММ(А1:А10)
СУММ –
имя функции
(А1:А10) –
· Выбор имени функции
не добавляйте пробелы
Ввод
в строке формул, нажмите
Как ввести функцию в формулу?
СРЗНАЧ (список)
СУММ(число1;число2;...)
EXP(X)
LN(X)
LOG10(X)
LOG(X;a) а .
SIN(X)
COS(X)
TAN(X)
Значение ошибок в формулах
Код ошибки | Возможные причины |
Нет допустимого значения. |
|
Возникли проблемы с числом |
|
ДИАГРАММЫ в Exсel
Текст
из элементов
"Диаграммы" ленты "Вставка" .
"Диаграммы" .
Shift (смежные ячейки), Ctrl (несмежные ячейки).
"Работа с диаграммами" , содержащий три ленты "Конструктор" , "Макет" , "Формат" .
На вкладке Конструктор
На вкладке Макет Формат .
Вкладка Работа с диаграммами
Конструктор в группе Тип Изменить тип диаграммы
Строка/столбец в группе Данные на вкладке Конструктор .
Конструктор Макеты диаграмм и Стили диаграмм Дополнительные параметры
Область диаграммы
Область построения диаграммы
Ряд данных гистограмма
Ось значений и ось категорий
Линии сетки стенами .
Легенда
· воспользуйтесь вкладкой Макет Работа с диаграммами .
, ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат "Финансовый". В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки "
Тема: «Табличный процессор Excel »
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ.
Для автоматизации табличных расчетов используется специальный вид прикладного программного обеспечения , называемый табличными процессорами или электронными таблицами.
Электронная таблица – это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах
Программа MS Excel – одна из самых популярных программ для работы с электронными таблицами на сегодняшний день, работающая под управлением системы Windows.
Табличный процессор EXCEL разработан в 1987 году фирмой Microsoft
Табличный процессор – это программа, обеспечивающая создание и автоматическую обработку электронной таблицы.
Табличные процессоры обеспечивают:
· - Ввод, хранение и корректировку данных
· - Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам
· - Наглядность документов
· - Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных
· - Оформление и печать таблиц
· - Работу с электронными таблицами как с базами данных
Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Окно MS Excel 2007
Запустить Excel можно, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав далее Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007 , или воспользовавшись ярлыком этой программы на Рабочем столе. . После запуска появляется окно программы:
Рассмотрим элементы интерфейса более подробно.
Строка заголовка
Строка заголовка находится в верхней части окна Microsoft Excel. Несмотря на то что она занимает немного места, ее функции достаточно важны.
Во-первых, она показывает название программы, поэтому можно сразу увидеть, с каким приложением вы работаете в данный момент. Во-вторых, на ней отображается название текущего файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, то вместо имени файла будет отображена надпись Книга1 (номер может быть другим). Это название Excel по умолчанию дает вновь созданным файлам.
СОВЕТ
Создавая книгу в Microsoft Excel, лучше сразу же сохранять ее и давать ей имя. Не забывайте также сохранять документ в процессе работы. Несохраненные данные будут утеряны после закрытия программы, а также в результате случайного завершения работы (например, зависания компьютера или отключения источника питания).
В левом верхнем углу окна программы находится главная кнопка программы "Office".
Она вызывает меню с некоторыми важными командами, такими как открытие, сохранение или создание файла, печать и т. д.
Справа от Кнопки "Office" расположена Панель быстрого доступа . По умолчанию на ней находятся кнопки Сохранить , Отменить и Вернуть , но вы можете добавить и другие, например кнопки для вызова наиболее часто используемых команд.
Лента
Ниже расположена лента , которая содержит вкладки. Ее содержимое динамически меняется в зависимости от того, какая вкладка выбрана.
Ярлыки вкладок вы видите над лентой (Главная , Вставка , Разметка страницы , Формулы , Данные , Рецензирование и Вид ).
Попробуйте щелкнуть кнопкой мыши на любом ярлыке, например Вставка . Вид ленты изменится. Теперь на ней расположены
совершенно другие кнопки и элементы управления, которые так или
иначе относятся к командам вставки. С их помощью вы можете вставить
в документ таблицу, рисунок, диаграмму и т. д.
Элементы управления, расположенные на каждой вкладке ленты, объединены в несколько групп, то есть, заключены в рамки. Название группы вы видите в нижней части рамки. Так, в группе Буфер обмена вкладки Главная есть кнопки для выполнения операций с буфером обмена.
В группе Шрифт находятся элементы управления для форматирования текста (здесь вы можете выбрать шрифт, изменить его атрибуты, цвет, размер и т. д.). В группе Выравнивание вы видите элементы управления для задания типа выравнивания и различных отступов.
Каждая лента состоит из панелей, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами . Как правило, на панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.
Нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем
углу группы Шрифт вкладки Главная , появится диалоговое окно Формат ячеек , в котором содержатся расширенные средства форматирования символов.
Например, на ленте нет кнопок, с помощью которых можно присвоить
шрифту атрибут Зачеркнутый или Надстрочный , для этого необходимо вызвать диалоговое окно Формат ячеек . Иными словами, диалоговые окна несколько дополняют ленту, позволяя выбрать недоступные на ленте команды.
Строка формул
Над листом находится строка формул (поле, расположенное слева от
значка fx ), в которую вводят различные постоянные значения, а также
формулы и функции, используемые при работе с документом. Здесь же находится поле имени, в котором записано имя активной ячейки.
Строка состояния
В нижней части окна программы (под листом) размещается строка состоя-
ния , в которой отображается различная информация, а в ее правой части
имеются кнопки режима просмотра документа Обычный, Разметка страницы и Страничный и ползунок для изменения масштаба. Щелчок на кнопках (- и +) уменьшает или увеличивает соответственно масштаб на 10 %. Передвигая ползунок, можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 %. Щелчок на цифре, показывающей текущее значение масштаба, откроет окно Масштаб.
Галерея
В Excel 2007 ведено еще понятие - галерея . Это
своего рода графическое меню, содержащее определенные образцы. Лучше познакомиться с галереей на примере.
Щелкните кнопкой мыши на вкладке Главная ленты.
Нажмите кнопку Стили ячеек , расположенную в группе Стили вкладки
Главная . Появится галерея стилей ячеек
.
В данной галерее вы видите доступные стили, которые можно применить
к выделенным ячейкам. Стиль включает в себя цвет ячейки, шрифт тек-
ста, а также формат данных.
Как вы уже заметили, все операции на ленте мы выполняли с помощью
мыши. Однако разработчики предусмотрели возможность использования
клавиатуры для навигации по ленте и активизации команд. Самое интерес-
ное, что вам не нужно запоминать горячие клавиши для вызова какой-либо
команды, лента сама подсказывает, какую клавишу следует нажать для вы-
бора нужной вкладки или выполнения той или иной команды.
· Нажмите клавишу Alt . Обратите внимание, что под ярлыками вкладок,
кнопками Панели быстрого доступа и на Кнопке "Offi ce" появились квадратики с буквами. Например, вкладка Вставка обозначена буквой С
· Нажмите клавишу С . Вкладка Вставка ленты будет активизирована, при этом каждая кнопка и элемент управления вкладки Вставка теперь обозначены квадратиками с буквами.
· Нажмите клавишу З . Появится диалоговое окно Вставка рисунка , в котором можно выбрать рисунок для вставки в документ.
Чтобы выключить режим выбора команд с клавиатуры, нужно повторно нажать клавишу Alt .
Файл электронной таблицы называется КНИГОЙ.
КНИГА состоит из ЛИСТОВ, (листов по умолчанию 3)
Каждый лист представляет собой таблицу.
Каждый рабочий лист имеет свой ярлык
, на котором написано название листа
Ярлык листа расположен слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Для выбора нужного листа, надо щёлкнуть мышью по ярлыку с его именем или воспользоваться одной из 4-х стрелок, находящихся слева
от 1-ого листа:
- в начало книги
- на предыдущий лист
- на следующий лист
- в конец книги – соответственно.
Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами от A до XFD (всего 16 тыс. столбцов), а номера строк - арабскими цифрами от 1 до 1 Таким образом, самая большая таблица, созданная в программе, теоретически может содержать более 16 млрд ячеек.
Каждая строка и столбец имеет своё имя.
Имя строки – это её номер в таблице. Строки пронумерованы цифрами: 1,2,3,...
Имя столбца – это прописные буквы латинского алфавита : A , B , C ,… Z , AA , AB ,…, AZ и Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую своё имя, называемое адресом ячейки.
Адрес ячейки – это местоположение ячейки в таблице. Он определяется именем (буквенным) столбца и именем (цифровым) строки, на пересечении которых находится ячейка. Например: A 1, Z 23, BT 5 и т. д.
В Excel различают относительные и абсолютные адреса ячеек или ссылки .
Относительный адрес ячейки – это изменяющийся при копировании или при перемещении адрес ячейки, содержащей исходную формулу.
Абсолютный адрес ячейки – это не изменяющийся при копировании или при перемещении адрес ячейки, содержащей исходную формулу. Для указания абсолютной адресации, в адрес ячейки вводится символ - $ (доллар) .
Например: $ B $5 - это полная абсолютная ссылка или
$ C 9 или D $12 – это частичная абсолютная ссылка
Ввод абсолютного адреса начинается с ввода обычного адреса, а затем нажимаем F4 для вставки знаков $ .
Активная ячейка – это ячейка, которая в данный момент доступна пользователю для записи, чтения и редактирования данных.
Для того чтобы активизировать ячейку, надо щёлкнуть на ней мышью. Активная ячейка выделена тёмной рамкой, называемой табличным курсором .
Блок ячеек – это группа смежных, т. е. расположенных рядом, ячеек.
Адрес блока задаётся указанием адреса первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – «:
» (двоеточие).
Например: D
5:
L
5
или C
3:
C
15
или D
4:
K
12
Диапазон ячеек – это группа выбранных ячеек.
Форматирование" которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1 :
Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.
Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание":
Объединение ячеек
Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:
Это можно сделать двумя способами:
Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.
При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.
Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.
Очистка данных в ячейках и удаление ячеек
- Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete"; Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое"; Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" → "Очистить" → "Выбираем нужный вариант"; Клавиша ← очищает содержимое активной
(одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона; Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление; пункт меню "Правка" → "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".
В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.
Заливка ячеек цветом
Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:
Добавление границ ячеек
Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:
- Контекстное меню - "Формат ячеек", закладка "Граница":
Формат представления данных в ячейках
Формат ячеек по умолчанию ("Общий")
По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет ряд хитростей:
- числа выравниваются по правому краю, а текст -- по левому; если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире; если число очень большое ("") или очень маленькое ("0,"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно); при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".
Необходимость изменения формата по умолчанию на другой
Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы , знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т. п.
Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только) за нас.
Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:
1. автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;
2. с помощью кнопок на панели инструментов Главная – Число
3. с помощью окна "Формат ячеек";
Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных
После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.
- Дата
. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата"; Процентный
. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный"; Время
. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";
Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".
Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели Число ленты Главная
На панели находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.
Описание кнопок (слева направо):
- Денежный формат
. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше); Процентный формат
. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз -- это "100%", а "0,7" арбуза -- "70%"; Формат с разделителями (числовой формат)
. В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т. д.) и будет добавлено 2 знака после запятой; Увеличить разрядность
. Добавляет один десятичный разряд; Уменьшить разрядность
. Убирает один десятичный разряд.
Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек"
Общие сведения. Способы запуска
В окне "Формат ячеек", в закладке "Число", можно выбрать один из нескольких предопределенных в Excel форматов, настроить их, а также создать свой формат, используя специальный язык описания форматов.
Существует 3 способа открытия окна "Формат ячеек":
1. выделяем нужные ячейки --> Закладка Число -->стрелка в правом нижнем углу - "Ячейки...";
2. выделяем нужные ячейки --> щелкаем правой кнопкой на одной из них --> "Формат ячеек";
3. выделяем нужные ячейки --> нажимаем "Ctrl+1".
Описание форматов:
Формат "Общий"
Формат "Числовой"
- можно настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой; можно настроить отделять или не отделять пробелом триады разрядов (сотни, сотни тысяч и т. п.); можно настроить формат отображения отрицательных чисел:
- черные с минусом; красные без минуса; черные с минусом и отступом (справа); красные с минусом и отступом.
Формат "Денежный"
Те же настройки, что и в "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".
Формат "Финансовый"
Те же настройки, что и в "Денежный" (кроме выбора формата отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата "Денежный" незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате "Денежный", выбрать денежный знак "$", ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат "Финансовый". В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки "$" и "-" будут выровнены по левому краю. Очевидно, где-то принят такой стандарт оформления.
Формат "Дата"
Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.
Формат "Время"
Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.
Формат "Процентный"
В формате "Процентный" все числа умножаются на 100 и добавляется знак "%". Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.
Формат "Дробный"
В формате "Дробный" Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, "1,2" (одна целая, две десятых) будет преобразовано в "1 1/5" (одна целая, одна пятая).
Формат "Экспоненциальный"
Формат "Экспоненциальный" удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число "" (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в "3,E+08". Знак "+" здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо , а "08" -- на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.
Формат "Текстовый"
Значения в ячейках, оформленных в этом формате, отображаются точно так же, как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания. Например, если в ячейке, оформленной в формате "Текстовой", написать "1.2.3", Excel не будет пытаться преобразовать это в дату.
Ввод в ячейку 1-го символа " " " (клавиша "Э" русской раскладки) автоматически приводит содержимое ячейки к текстовому формату. Символ " " " на экране не отображается.
Формат "Дополнительный"
В выпадающем списке "Язык" выберите "Русский". В списке "Тип" появятся следующие варианты: "Почтовый индекс", "Индекс + 4", "Номер телефона", "Табельный номер". Попробуйте оформить ячейку типом "Номер телефона" и введите туда 10-значный номер. Думаю объяснять не надо. Для других языков могут отобразится другие варианты.
Пункт "(все форматы)"
В этом пункте можно создать свой формат (например, "шт", "кг.", "м/с" и т. п.), отсутствующий среди стандартных. Для этого используется специальный язык описания форматов. В текстовом поле сверху описываете его и нажимаете "Enter". Для удаления формата выделяете "нужный" формат и нажимаете кнопку "Удалить". Удалить встроенный формат невозможно. (Совет: форматы хранятся в рабочей книге; удаление ненужных форматов удобно завершать Отменой, чтоб не "испортить" формат текущей ячейки.)
Автоматическое заполнение ячеек
Во многих рабочих таблицах, создаваемых в Excel, требуется ввести ряд последовательных дат или чисел. Например, нужно дать столбцам наименование месяцев (январь-декабрь) или пронумеровать строки (1-100).
Средство Автозаполнение справляется с этой задачей легко и быстро. При этом все, что от вас требуется. - ввести начальный элемент ряда.
Для ускорения процесса ввода данных Excel представляет различные способы :
1. Заполнение ячеек с помощью маркера:
Ø Ввести данные в одну или несколько ячеек для образца;
Ø Выделить ячейку(и)-образец;
Ø Установить указатель курсора в нижний правый угол выделенного блока(курсор принимает вид маркера заполнения +);
Ø Нажать левую кнопку мыши и протягиванием заполнить нужные ячейки.
2. Ввод порядковых номеров:
Ø Ввести в ячейку первый порядковый номер;
Ø Выделить эту ячейку;
Ø Установить курсор в нижний правый угол на маркер заполнения +;
Ø Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская её, протащить мышью маркер заполнения в нужном направлении.
3. Автозаполнение:
Ø Ввести в ячейку любой текст;
Ø Поставить курсор мыши на маркер заполнения и протащить в нужном направлении.
4. Ввод прогрессий:
Простейшим способом построения прогрессий в Excel является применение команды Главная Редактирование Заполнить Прогрессия .
Эта команда позволяет заполнять ячейки не только одинаковыми значениями по образцу, но и арифметическими или геометрическими прогрессиями, основанными на заданной величине шага или на автоматической величине шага, если заполнение происходит на основе выделенного диапазона ячеек. А также заполнять Даты (по дням, рабочим дням, месяцам, годам)
5.Автозамена:
Используется для быстрого исправления ошибок; для создания аббревиатуры длинных слов или словосочетаний;
Offic – Параметры - Правописание
Понятие формулы в электронных таблицах. Ввод формул.
Одно из главных достоинств Excel – умение работать с формулами. Если отдельные ячейки с цифрами связать с помощью математических формул, то при изменении значения одной ключевой ячейки автоматически пересчитаются цифры и во всех, связанных с ней.
Формула в электронных таблицах – это совокупность арифметических операций, адресов клеток и обращений к функциям
Внимание! Ввод формул всегда начинается со знака равенства «=».
Адреса ячеек нужно вводить латинскими буквами без пробелов. Адреса
ячеек можно вводить в формулы без использования клавиатуры, а
просто щелкая мышкой по соответствующим ячейкам.
Если в клетку введена формула, то в самой клетке после нажатии клавиши ввода будет виден результат, а в строке ввода сама формула, по которой получен этот результат
Например: =А1*2
Знаки арифметических операций:
Сложение
- - вычитание
* - умножение
/ - деление
^ - возведение в степень
() - повышение приоритета операции
Дробные числа записываются через -(,)
Порядок вычислений в формулах:
Формулы вычисляются слева направо, при этом вначале:
1. Выполняются действия в скобках.
2. Вычисляются функции.
3. Выполняется умножение и деление.
4. Выполняется сложение и вычитание
В программе MS EXCEL для выполнения расчетов можно использовать широкий спектр разнообразных функций. Функция записывается в виде имени сокращенном до 3 – 4 букв и аргумента в круглых скобках.
Например: СУММ(А1:А10)
СУММ –
имя функции
(А1:А10) –
аргумент, записанный в виде диапазона клеток
Для вызова функции можно использовать кнопку панели инструментов “Мастер функций”, выполняя два шага:
· Выбор имени функции
· Оформление аргумента функции
При вводе функции непосредственно в ячейку не добавляйте пробелы между знаком равенства, именем функции и аргументами, заключенными в круглые скобки.
Некоторые функции используют несколько параметров. В этом случае разделите все параметры запятыми (но не пробелами).
После ввода знака равенства, имени функции и левой круглой скобки, которая обозначает начало записи аргументов, можно щелкнуть на ячейке (или диапазоне ячеек), содержимое которой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координаты ячейки вручную. Если у функции несколько аргументов, то, поставив после первого запятую, сразу после нее можете указать мышью ячейки (или диапазон ячеек), которые должны использоваться в качестве второго аргумента.
После ввода последнего аргумента наберите правую круглую скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем щелкните на кнопке Ввод
в строке формул, нажмите
Как ввести функцию в формулу?
Хотя функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке, Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 можно указать нужную функцию. После выбора функции Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции.
Excel содержит много функций, но прежде следует обратить внимание на следующие:
МАКС(список), например: МАКС(A1;A2;A3;...;An) - возвращает из списка максимальное число.
МИН(список), например: МИН(B1;B2;B3;...;Bn) - возвращает минимальное значение списка аргументов.
СРЗНАЧ (список) - возвращает среднее арифметическое своих аргументов.
СУММ(число1;число2;...) - возвращает сумму указанного списка, суммирует аргументы.
EXP(X) - возвращает экспоненту заданного числа.
LN(X) - возвращает натуральный логарифм заданного числа.
LOG10(X) - возвращает десятичный логарифм заданного числа.
LOG(X;a) - возвращает логарифм заданного числа X, по заданному основанию а .
SIN(X) - вычисляет синус угла Х, измеренного в радианах.
COS(X) - вычисляет косинус угла Х, измеренного в радианах.
TAN(X) - вычисляет тангенс угла Х, измеренного в радианах.
Значение ошибок в формулах
Табличный процессор Excel выводит в ячейку значение ошибок, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена.
Код ошибки | Возможные причины |
В формуле делается попытка деления на ноль |
|
Нет допустимого значения. |
|
Excel не может распознать имя, использованное в формуле |
|
Было задано пересечение двух областей, которые не имеют общих точек |
|
Возникли проблемы с числом |
|
Формула неправильно ссылается на ячейку |
|
Аргумент или операнд имеет недопустимый тип |
|
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычисления в ячейке, отформатированной как данные типа даты или времени. |
|
ДИАГРАММЫ в Exсel
Excel может работать не только с простыми таблицами. Текст в Excel - такой же равноправный элемент, как и цифры, так что можно изготавливать в этом редакторе практически любые документы. Excel располагает большим количеством шаблонов различных документов.
Excel может строить графики и диаграммы и работать с географическими картами.
ДИАГРАММА – это представление данных в графическом виде. Диаграмма повышает наглядность полученных результатов и показывает динамику их изменения. Диаграмма состоит из элементов : линий, столбиков, секторов, точек и т. д. При изменении чисел в таблице автоматически меняются изображения элементов и наоборот.
Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели "Диаграммы" ленты "Вставка" .
Если не устраивает ни один из предложенных вариантов диаграмм, то необходимо воспользоваться кнопкой вызова окна панели "Диаграммы" .
После этого надо указать диапазон данных для построения диаграммы. Если данные берутся из всей таблицы, то достаточно указать любую ячейку таблицы. Если надо выбрать лишь определенные данные из таблицы, то надо выделить этот диапазон. Во время выделения можно пользоваться кнопками Shift (смежные ячейки), Ctrl (несмежные ячейки).
Для взаимной замены данных на осях надо воспользоваться кнопкой "Строка/Столбец".
После вставки диаграммы в окне Excel 2007 появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами" , содержащий три ленты "Конструктор" , "Макет" , "Формат" .
На вкладке Конструктор можно изменить тип диаграммы, поменять местами строки и столбцы, добавить или удалить данные, выбрать ее макет и стиль, а так же переместить диаграмму на другой лист или другую вкладку книги.
На вкладке Макет располагаются команды, позволяющие добавлять или удалять различные элементы диаграммы, которые можно легко форматировать с помощью закладки Формат .
Вкладка Работа с диаграммами появляется автоматически всякий раз, когда вы выделяете диаграмму и исчезает, когда происходит работа с другими элементами документа.
Форматирование и изменение диаграмм
При первичном создании диаграммы заранее очень трудно определить, какой ее тип представит наиболее наглядно выбранные табличные данные. Тем более, вполне вероятно, что расположение новой диаграммы на листе окажется совсем не там, где вам хотелось бы, да и ее размеры вас могут не устраивать. Но это не беда – первоначальный тип и вид диаграммы можно легко изменить, так же ее можно переместить в любую точку рабочей области листа или скорректировать горизонтальные и вертикальные размеры.
Что быстро изменить тип диаграммы на вкладке Конструктор в группе Тип , размещающейся слева, щелкните кнопку Изменить тип диаграммы . В открывшемся окне слева выберите сначала подходящий тип диаграммы, затем ее подтип и нажмите кнопку ОК. Диаграмма будет автоматически перестроена. Старайтесь подбирать такой тип диаграммы, который наиболее точно и наглядно будет демонстрировать цель ваших вычислений.
Если данные на диаграмме отображаются не должным образом, попробуйте поменять местами отображения строк и столбцов, нажав на кнопку, Строка/столбец в группе Данные на вкладке Конструктор .
Подобрав нужный тип диаграммы, можно поработать на ее видом, применив к ней встроенные в программу макеты и стили. Excel, за счет встроенных решений, предоставляет пользователям широкие возможности выбора взаимного расположения элементов диаграмм, их отображения, а так же цветового оформления. Выбор нужного макета и стиля осуществляется на вкладке Конструктор в группах с говорящими названиями Макеты диаграмм и Стили диаграмм . При этом в каждой из них есть кнопка Дополнительные параметры , раскрывающая полный список предлагаемых решений.
И все же не всегда созданная или отформатированная диаграмма с помощью встроенных макетов и стилей удовлетворяет пользователей целиком и полностью. Слишком большой размер шрифтов, очень много места занимает легенда, не в том месте находятся подписи данных или сама диаграмма слишком маленькая. Словом, нет предела совершенству, и в Excel, все, что вам не нравится, можно исправить самостоятельно на свой «вкус» и «цвет». Дело в том, что диаграмма состоит из нескольких основных блоков, которые вы можете форматировать.
Область диаграммы – основное окно, где размещаются все остальные компоненты диаграммы. Наведя курсор мыши на эту область (появляется черное перекрестье), и зажав левую кнопку мыши, можно перетащить диаграмму в любую часть листа. Если же вы хотите изменить размер диаграммы, то наведите курсор мыши на любой из углов или середину стороны ее рамки, и когда указатель примет форму двухсторонней стрелочки, потяните его в нужном направлении.
Область построения диаграммы – включает в себя вертикальную и горизонтальную оси, ряд данных, а так же основные и дополнительные линии сетки (стены).
Ряд данных – данные, представленные в графическом виде (диаграмма, гистограмма , график и т. д.). Могут иметь подписи данных, отображающие точные цифровые показатели строк или рядов диаграммы.
Ось значений и ось категорий – числовые параметры, расположенные вдоль вертикальной и горизонтальной линий, ориентируясь на которые можно оценить данные диаграммы. Могут иметь собственные подписи делений и заголовки.
Линии сетки – наглядно представляют значения осей и размещаются на боковых панелях, называемых стенами .
Легенда – расшифровка значений рядов или строк.
Любому пользователю Excel предоставляется возможность самостоятельно изменять стили и художественное представление каждого из вышеперечисленных компонентов диаграммы. К вашим услугам выбор цвета заливки, стиля границ, толщины линий, наложение объема, теней, свечения и сглаживания на выбранные объекты. В любой момент, можно изменить общий размер диаграммы, увеличить/уменьшить любую ее область, например, увеличить саму диаграмму и уменьшить легенду, или вообще отменить отображение ненужных элементов. Можно изменить угол наклона диаграммы, повернуть ее, сделать объемной или плоской. Одним словом, MS Excel 2010 содержит инструменты, позволяющие придать диаграмме собственноручно наиболее удобный для восприятия образ.
Для изменения компонентов диаграммы можно использовать несколько способов:
· воспользуйтесь вкладкой Макет , расположенной на ленте в области Работа с диаграммами .
Здесь вы найдете команды с названиями всех частей диаграммы, а щелкнув по соответствующим кнопкам, можно перейти к их форматированию.
· навести курсор мыши на нужный объект, и щелкнуть по нему два раза, после чего сразу откроется окно форматирования выбранного элемента.
· воспользоваться командами контекстного меню, которое вызывается кликом правой кнопки мыши по нужному компоненту.
и "-" будут выровнены по левому краю. Очевидно, где-то принят такой стандарт оформления.
Формат "Дата"
Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.
Формат "Время"
Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.
Формат "Процентный"
В формате "Процентный" все числа умножаются на 100 и добавляется знак "%". Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.
Формат "Дробный"
В формате "Дробный" Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, "1,2" (одна целая, две десятых) будет преобразовано в "1 1/5" (одна целая, одна пятая).
Формат "Экспоненциальный"
Формат "Экспоненциальный" удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число "" (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в "3,E+08". Знак "+" здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо , а "08" -- на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.
Формат "Текстовый"
Значения в ячейках, оформленных в этом формате, отображаются точно так же, как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания. Например, если в ячейке, оформленной в формате "Текстовой", написать "1.2.3", Excel не будет пытаться преобразовать это в дату.
Ввод в ячейку 1-го символа " " " (клавиша "Э" русской раскладки) автоматически приводит содержимое ячейки к текстовому формату. Символ " " " на экране не отображается.
Формат "Дополнительный"
В выпадающем списке "Язык" выберите "Русский". В списке "Тип" появятся следующие варианты: "Почтовый индекс", "Индекс + 4", "Номер телефона", "Табельный номер". Попробуйте оформить ячейку типом "Номер телефона" и введите туда 10-значный номер. Думаю объяснять не надо. Для других языков могут отобразится другие варианты.
Пункт "(все форматы)"
В этом пункте можно создать свой формат (например, "шт", "кг.", "м/с" и т. п.), отсутствующий среди стандартных. Для этого используется специальный язык описания форматов. В текстовом поле сверху описываете его и нажимаете "Enter". Для удаления формата выделяете "нужный" формат и нажимаете кнопку "Удалить". Удалить встроенный формат невозможно. (Совет: форматы хранятся в рабочей книге; удаление ненужных форматов удобно завершать Отменой, чтоб не "испортить" формат текущей ячейки.)
Автоматическое заполнение ячеек
Во многих рабочих таблицах, создаваемых в Excel, требуется ввести ряд последовательных дат или чисел. Например, нужно дать столбцам наименование месяцев (январь-декабрь) или пронумеровать строки (1-100).
Средство Автозаполнение справляется с этой задачей легко и быстро. При этом все, что от вас требуется. - ввести начальный элемент ряда.
Для ускорения процесса ввода данных Excel представляет различные способы :
1. Заполнение ячеек с помощью маркера:
Ø Ввести данные в одну или несколько ячеек для образца;
Ø Выделить ячейку(и)-образец;
Ø Установить указатель курсора в нижний правый угол выделенного блока(курсор принимает вид маркера заполнения +);
Ø Нажать левую кнопку мыши и протягиванием заполнить нужные ячейки.
2. Ввод порядковых номеров:
Ø Ввести в ячейку первый порядковый номер;
Ø Выделить эту ячейку;
Ø Установить курсор в нижний правый угол на маркер заполнения +;
Ø Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская её, протащить мышью маркер заполнения в нужном направлении.
3. Автозаполнение:
Ø Ввести в ячейку любой текст;
Ø Поставить курсор мыши на маркер заполнения и протащить в нужном направлении.
4. Ввод прогрессий:
Простейшим способом построения прогрессий в Excel является применение команды Главная Редактирование Заполнить Прогрессия .
Эта команда позволяет заполнять ячейки не только одинаковыми значениями по образцу, но и арифметическими или геометрическими прогрессиями, основанными на заданной величине шага или на автоматической величине шага, если заполнение происходит на основе выделенного диапазона ячеек. А также заполнять Даты (по дням, рабочим дням, месяцам, годам)
5.Автозамена:
Используется для быстрого исправления ошибок; для создания аббревиатуры длинных слов или словосочетаний;
Offic – Параметры - Правописание
Понятие формулы в электронных таблицах. Ввод формул.
Одно из главных достоинств Excel – умение работать с формулами. Если отдельные ячейки с цифрами связать с помощью математических формул, то при изменении значения одной ключевой ячейки автоматически пересчитаются цифры и во всех, связанных с ней.
Формула в электронных таблицах – это совокупность арифметических операций, адресов клеток и обращений к функциям
Внимание! Ввод формул всегда начинается со знака равенства «=».
Адреса ячеек нужно вводить латинскими буквами без пробелов. Адреса
ячеек можно вводить в формулы без использования клавиатуры, а
просто щелкая мышкой по соответствующим ячейкам.
Если в клетку введена формула, то в самой клетке после нажатии клавиши ввода будет виден результат, а в строке ввода сама формула, по которой получен этот результат
Например: =А1*2
Знаки арифметических операций:
Сложение
- - вычитание
* - умножение
/ - деление
^ - возведение в степень
() - повышение приоритета операции
Дробные числа записываются через -(,)
Порядок вычислений в формулах:
Формулы вычисляются слева направо, при этом вначале:
1. Выполняются действия в скобках.
2. Вычисляются функции.
3. Выполняется умножение и деление.
4. Выполняется сложение и вычитание
В программе MS EXCEL для выполнения расчетов можно использовать широкий спектр разнообразных функций. Функция записывается в виде имени сокращенном до 3 – 4 букв и аргумента в круглых скобках.
Например: СУММ(А1:А10)
СУММ –
имя функции
(А1:А10) –
аргумент, записанный в виде диапазона клеток
Для вызова функции можно использовать кнопку панели инструментов “Мастер функций”, выполняя два шага:
· Выбор имени функции
· Оформление аргумента функции
При вводе функции непосредственно в ячейку не добавляйте пробелы между знаком равенства, именем функции и аргументами, заключенными в круглые скобки.
Некоторые функции используют несколько параметров. В этом случае разделите все параметры запятыми (но не пробелами).
После ввода знака равенства, имени функции и левой круглой скобки, которая обозначает начало записи аргументов, можно щелкнуть на ячейке (или диапазоне ячеек), содержимое которой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координаты ячейки вручную. Если у функции несколько аргументов, то, поставив после первого запятую, сразу после нее можете указать мышью ячейки (или диапазон ячеек), которые должны использоваться в качестве второго аргумента.
После ввода последнего аргумента наберите правую круглую скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем щелкните на кнопке Ввод
в строке формул, нажмите
Как ввести функцию в формулу?
Хотя функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке, Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 можно указать нужную функцию. После выбора функции Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции.
Excel содержит много функций, но прежде следует обратить внимание на следующие:
МАКС(список), например: МАКС(A1;A2;A3;...;An) - возвращает из списка максимальное число.
МИН(список), например: МИН(B1;B2;B3;...;Bn) - возвращает минимальное значение списка аргументов.
СРЗНАЧ (список) - возвращает среднее арифметическое своих аргументов.
СУММ(число1;число2;...) - возвращает сумму указанного списка, суммирует аргументы.
EXP(X) - возвращает экспоненту заданного числа.
LN(X) - возвращает натуральный логарифм заданного числа.
LOG10(X) - возвращает десятичный логарифм заданного числа.
LOG(X;a) - возвращает логарифм заданного числа X, по заданному основанию а .
SIN(X) - вычисляет синус угла Х, измеренного в радианах.
COS(X) - вычисляет косинус угла Х, измеренного в радианах.
TAN(X) - вычисляет тангенс угла Х, измеренного в радианах.
Значение ошибок в формулах
Табличный процессор Excel выводит в ячейку значение ошибок, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена.
Код ошибки | Возможные причины |
В формуле делается попытка деления на ноль |
|
Нет допустимого значения. |
|
Excel не может распознать имя, использованное в формуле |
|
Было задано пересечение двух областей, которые не имеют общих точек |
|
Возникли проблемы с числом |
|
Формула неправильно ссылается на ячейку |
|
Аргумент или операнд имеет недопустимый тип |
|
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычисления в ячейке, отформатированной как данные типа даты или времени. |
|
ДИАГРАММЫ в Exсel
Excel может работать не только с простыми таблицами. Текст в Excel - такой же равноправный элемент, как и цифры, так что можно изготавливать в этом редакторе практически любые документы. Excel располагает большим количеством шаблонов различных документов.
Excel может строить графики и диаграммы и работать с географическими картами.
ДИАГРАММА – это представление данных в графическом виде. Диаграмма повышает наглядность полученных результатов и показывает динамику их изменения. Диаграмма состоит из элементов : линий, столбиков, секторов, точек и т. д. При изменении чисел в таблице автоматически меняются изображения элементов и наоборот.
Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели "Диаграммы" ленты "Вставка" .
Если не устраивает ни один из предложенных вариантов диаграмм, то необходимо воспользоваться кнопкой вызова окна панели "Диаграммы" .
После этого надо указать диапазон данных для построения диаграммы. Если данные берутся из всей таблицы, то достаточно указать любую ячейку таблицы. Если надо выбрать лишь определенные данные из таблицы, то надо выделить этот диапазон. Во время выделения можно пользоваться кнопками Shift (смежные ячейки), Ctrl (несмежные ячейки).
Для взаимной замены данных на осях надо воспользоваться кнопкой "Строка/Столбец".
После вставки диаграммы в окне Excel 2007 появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами" , содержащий три ленты "Конструктор" , "Макет" , "Формат" .
На вкладке Конструктор можно изменить тип диаграммы, поменять местами строки и столбцы, добавить или удалить данные, выбрать ее макет и стиль, а так же переместить диаграмму на другой лист или другую вкладку книги.
На вкладке Макет располагаются команды, позволяющие добавлять или удалять различные элементы диаграммы, которые можно легко форматировать с помощью закладки Формат .
Вкладка Работа с диаграммами появляется автоматически всякий раз, когда вы выделяете диаграмму и исчезает, когда происходит работа с другими элементами документа.
Форматирование и изменение диаграмм
При первичном создании диаграммы заранее очень трудно определить, какой ее тип представит наиболее наглядно выбранные табличные данные. Тем более, вполне вероятно, что расположение новой диаграммы на листе окажется совсем не там, где вам хотелось бы, да и ее размеры вас могут не устраивать. Но это не беда – первоначальный тип и вид диаграммы можно легко изменить, так же ее можно переместить в любую точку рабочей области листа или скорректировать горизонтальные и вертикальные размеры.
Что быстро изменить тип диаграммы на вкладке Конструктор в группе Тип , размещающейся слева, щелкните кнопку Изменить тип диаграммы . В открывшемся окне слева выберите сначала подходящий тип диаграммы, затем ее подтип и нажмите кнопку ОК. Диаграмма будет автоматически перестроена. Старайтесь подбирать такой тип диаграммы, который наиболее точно и наглядно будет демонстрировать цель ваших вычислений.
Если данные на диаграмме отображаются не должным образом, попробуйте поменять местами отображения строк и столбцов, нажав на кнопку, Строка/столбец в группе Данные на вкладке Конструктор .
Подобрав нужный тип диаграммы, можно поработать на ее видом, применив к ней встроенные в программу макеты и стили. Excel, за счет встроенных решений, предоставляет пользователям широкие возможности выбора взаимного расположения элементов диаграмм, их отображения, а так же цветового оформления. Выбор нужного макета и стиля осуществляется на вкладке Конструктор в группах с говорящими названиями Макеты диаграмм и Стили диаграмм . При этом в каждой из них есть кнопка Дополнительные параметры , раскрывающая полный список предлагаемых решений.
И все же не всегда созданная или отформатированная диаграмма с помощью встроенных макетов и стилей удовлетворяет пользователей целиком и полностью. Слишком большой размер шрифтов, очень много места занимает легенда, не в том месте находятся подписи данных или сама диаграмма слишком маленькая. Словом, нет предела совершенству, и в Excel, все, что вам не нравится, можно исправить самостоятельно на свой «вкус» и «цвет». Дело в том, что диаграмма состоит из нескольких основных блоков, которые вы можете форматировать.
Область диаграммы – основное окно, где размещаются все остальные компоненты диаграммы. Наведя курсор мыши на эту область (появляется черное перекрестье), и зажав левую кнопку мыши, можно перетащить диаграмму в любую часть листа. Если же вы хотите изменить размер диаграммы, то наведите курсор мыши на любой из углов или середину стороны ее рамки, и когда указатель примет форму двухсторонней стрелочки, потяните его в нужном направлении.
Область построения диаграммы – включает в себя вертикальную и горизонтальную оси, ряд данных, а так же основные и дополнительные линии сетки (стены).
Ряд данных – данные, представленные в графическом виде (диаграмма, гистограмма , график и т. д.). Могут иметь подписи данных, отображающие точные цифровые показатели строк или рядов диаграммы.
Ось значений и ось категорий – числовые параметры, расположенные вдоль вертикальной и горизонтальной линий, ориентируясь на которые можно оценить данные диаграммы. Могут иметь собственные подписи делений и заголовки.
Линии сетки – наглядно представляют значения осей и размещаются на боковых панелях, называемых стенами .
Легенда – расшифровка значений рядов или строк.
Любому пользователю Excel предоставляется возможность самостоятельно изменять стили и художественное представление каждого из вышеперечисленных компонентов диаграммы. К вашим услугам выбор цвета заливки, стиля границ, толщины линий, наложение объема, теней, свечения и сглаживания на выбранные объекты. В любой момент, можно изменить общий размер диаграммы, увеличить/уменьшить любую ее область, например, увеличить саму диаграмму и уменьшить легенду, или вообще отменить отображение ненужных элементов. Можно изменить угол наклона диаграммы, повернуть ее, сделать объемной или плоской. Одним словом, MS Excel 2010 содержит инструменты, позволяющие придать диаграмме собственноручно наиболее удобный для восприятия образ.
Для изменения компонентов диаграммы можно использовать несколько способов:
· воспользуйтесь вкладкой Макет , расположенной на ленте в области Работа с диаграммами .
Здесь вы найдете команды с названиями всех частей диаграммы, а щелкнув по соответствующим кнопкам, можно перейти к их форматированию.
· навести курсор мыши на нужный объект, и щелкнуть по нему два раза, после чего сразу откроется окно форматирования выбранного элемента.
· воспользоваться командами контекстного меню, которое вызывается кликом правой кнопки мыши по нужному компоненту.
Похожие статьи
