Все большее количество российских бизнесов начинает изучать проблематику, связанную с информационными потоками. Что это за явление? Какое значение информационные потоки имеют для развития организаций? Каковы особенности применения методологии их изучения для предприятий разных отраслей?

Практическая значимость информационных потоков

В числе областей, в которых информационные потоки имеют наибольшую практическую значимость - это менеджмент предприятий.

Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.

Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.

Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.

Применение информационных потоков на производстве

Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).

Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:

• внедрение систем управления на производственных линиях;
• анализ качества источников информации, ее сбор, оценка значимости и перспектив задействования в бизнесе;
• моделирование механизмов непосредственного влияния информации на производственные процессы;
• создание и обновление корпоративной базы знаний;

Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

1. финансовыми;
2. технологическими;
3. маркетинговыми;

Это, безусловно, далеко не исчерпывающая классификация информационных потоков. Конечно, перечень можно продолжать. Конкретные примеры информационных потоков могут быть самыми разными. Важно только не перепутать их в силу созвучия с отраслевыми явлениями. Например, подразумевающие расчеты в наличной и безналичной форме каналы финансовые и информационные потоки, отражающие сведения, статистические или аналитические, о перемещениях денежных средств - это не одно и то же. Однако первые могут вполне качественно дополняться вторыми.

Задействование потоков как конкурентного инструмента

Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?

Прежде всего в управлении технологическими процессами. Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства. Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.

Другое преимущество, которое дает анализ информационных потоков - повышение качества менеджмента на уровне кадров.

Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.

Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.

Владея необходимыми сведениями, менеджеры будут знать, в каких объемах и куда следует направлять денежные потоки и сырье более интенсивно, а куда - менее.

Все три отмеченных фактора делают фирму более сильной в потенциальном противостоянии с конкурентами. Информационные потоки дают возможность, прежде всего, обогнать игроков рынка за счет более качественного выстраивания коммуникации между внутрикорпоративными структурами. Как результат - эффективнее производство, выше рентабельность, конкурентнее цены, а значит, растущая привлекательность в глазах покупателей или клиентов в своем сегменте.

Практика информационного менеджмента

Посредством каких практических механизмов компании осуществляют управление информационными потоками? Как правило, в основе обмена данными и их анализа лежит взаимодействие сотрудников, отвечающих за работу в соответствующих направлениях, через внутрикорпоративные документы, сетевые и веб-ресурсы, иногда - финансового характера источники. В них, как правило, в наиболее достоверном виде (в отличие от, например, устных переговоров, переписки между сотрудниками и т.д.) излагается текущее (или планируемое) положение дел в той или иной структуре организации.

Есть особая категория лиц, участвующих в управлении корпоративной информационной системой - генераторы сведений. Им принадлежит "авторство" тех типов данных, о которых речь идет выше. Главный нюанс здесь в том, что на предприятии (особенно, если это большая компания) в ряде случаев проблематично выявить конкретных сотрудников, участвовавших в генерации тех или иных сведений. Основная причина - значительная часть документов (особенно, финансовых) проходит многоступенчатые процедуры согласования и корректировки на уровне различных ступеней менеджмента.

Работа "авторов" информационных потоков может быть как спонтанной (то есть, документы формируются как побочный основной трудовой деятельности продукт), так и осуществляемой в штатном порядке - это могут быть специалисты, чья задача - генерировать как можно больше имеющих отношение к деятельности компании данных.

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

В конечном итоге все сводится к тому, чтобы информационные потоки как-то задействовались. А те, что не несут практической пользы, исключались из оборота. Прикладная значимость - главный критерий информации на предприятии.

Сетевые технологии

Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?

Дело в том, что движение информационных потоков в идеале, как считают эксперты, должно происходить по принципу многовекторности. То есть, чем меньше закрытых (а также, однонаправленных) каналов - тем лучше. Чем больше компетентных людей участвует в формировании данных и обмене ими, тем эффективнее бизнес. С технологической точки зрения самым оптимальным каналом их взаимодействия будет сеть. На практике это может быть корпоративный веб-сайт. Необязательно при этом публичный - доступ со стороны пользователей интернета можно полностью или частично ограничить.

Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.

Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство. Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.

Критерии качества информации

Рассмотрев, как формируются внешние и внутренние информационные потоки, мы можем изучить критерии, определяющие качество сведений, поступающих во внутрикорпоративный оборот. К таковым эксперты причисляют:

• актуальность (своевременность);
• правдивость (верифицируемость);
• релевантность (отражение реальных проблем);
• полезность (прикладная значимость);
• понятность (однозначность интерпретации);
• полнота (отсутствие необходимости в уточнении фактов);

Процесс, подразумевающий проверку информации, обращающейся внутри компании, на предмет вышеуказанных критериев, некоторые эксперты называют контроллингом (от англ. control). Задача специалистов, ответственных за эту работу - свести к минимуму присутствие в информационной системе компании данных, не соответствующих критериям.

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин "контроллинг" дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина "контролллинг" только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

То есть, условно говоря, статистика, отражающая расход краски при выпуске игрушек, должна передаваться отвечающим за соответствующий производственный этап специалистам. Финансовые данные - в бухгалтерию, и т.д. Контроллинг подразумевает только статистическую функцию. Исследование информационных потоков выполняют компетентные структуры компании.

Ценность управления информационными потоками

Попробуем определить, в каких аспектах выражается набольшая ценность управления информационными потоками. Условимся при этом, что контроллинг занимает в этом процессе одну из центральных функций (а не только в части сбора данных и их структурирования).

Основная характеристика информационных потоков - концентрация целей менеджмента. Совокупность обращающихся внутри корпорации данных предопределяет качественное повышение уровня знаний каждого из отделов во многом за счет взаимодействия с другими структурами компании и взаимного осознания актуальности задач, которые стоят перед предприятием.

Работа с информационными потоками, равно как и контроллинг (при условии достаточной глубины его использования) позволяет обнаружить в бизнесе слабые места. Совершенствуются отдельные производственные связки, продукция фирмы становится лучше и конкурентоспособнее.

Работа с информационными потоками предполагает концентрацию ресурсов компании (не только материальных, но и кадровых), выявления наиболее сильных сторон в бизнес-модели, нахождения новых источников повышения конкурентоспособности, внедрения инновационных, ранее не опробованных в компании механизмов организации производства.

Использование информационных потоков в логистике

В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?

Для бизнесов, ведущих деятельность в сфере производства и продаж товаров, характерны не только информационные, но также и самые разнообразные материальные потоки - движение изделий от завода к потребителям, с посредниками и без, внутри страны и за рубеж. Собственно, за эту функцию и отвечает логистика, сформировавшаяся в самостоятельную отрасль. Важнейшая ее характеристика в том, что в ней информационные и материальные потоки могут исследоваться одновременно. Каким образом?

Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.

Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.

Дело в том, что логистика - сфера относительно новая для России. И те критерии, что характерны для информационных систем, скажем, банковского или производственного типа, не вполне совместимы с данной отраслью.

Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.

Вместе с тем специалисты отрасли, как отмечают аналитики, делают определенные успехи. Это связано главным образом с интенсивной компьютеризацией логистической сферы. Сейчас доступ к ПК и сетевым технологиям есть у большинства сотрудников российских компаний, активно разрабатывается релевантное исследовательским и аналитическим задачам ПО. Логистические компании получают больше возможностей быть открытыми в рамках сетевых технологий - как в аспекте взаимодействия с другими игроками рынка, так и с точки зрения обмена данными с клиентами.

Методы управления информационными потоками можно подразделить на внешнее и внутреннее. Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию. Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

Можно сказать, что внешнее управление состоит в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.

Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения. Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.

Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому, чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.

Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

Таким образом, систему взаимодействия предприятия с внешними информационными потоками можно представить схематически. Схема представлена на рисунке 1.2.1.

Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом .

Рис. 1.2.1.

Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не предполагают. Вырабатывая управляющие информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

Обучающие информационные потоки направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими информационными потоками и нейтральными информационными изделиями. При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.

Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие информационные потоки. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие информационные потоки можно разделить соответственно на нормативные и методические.

Информационный потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

В процессе управления информационными потоками, встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения. При рассмотрении организационно-экономических решений видно, что, принимая решение, менеджер должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:

• 1. Формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;
• 2. Выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;
• 3. Классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;
• 4. Найти и приобрести обучающие информационные потоки;
• 5. Переработать обучающие информационные потоки для увеличения информационного потенциала;
• 6. Найти и приобрести управляющие информационные потоки;
• 7. Переработать управляющие информационные потоки и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней среды. Обозначим через Т - время, необходимое для последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T >> t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.

В условиях дефицита необходимых управляющих информационных потоков и соответствующего информационного потенциала менеджер генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

Для обеспечения T < t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие информационные потоки и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные потоки.

Выход из положения состоит в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия. Однако метод разделения функций не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это касается, стратегических решений.

Чтобы обеспечить возможность распознавания всех управляющих информационных потоков, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды менеджеров преобразовывать поступающее на предприятие множество информационных потоков в процессе принятия управленческих решений называется информационным потенциалом команды менеджеров.

Частично решают проблему приобретения информационных потоков специализированные системы информационного обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия. Системы информационного обслуживания являются инструментом управления КИС предприятия.

СИО самостоятельно или по заказу приобретают информационные потоки у управляющих систем или информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают их, изготавливают дубликаты, часть из которых попадает на переработку непосредственно команде менеджеров или другим специалистам. Хранящиеся в СИО предприятия информационные потоки становятся его информационным ресурсом.

Необходимость различия информационного ресурса и информационного потенциала состоит, прежде всего, в том, чтобы менеджер при распределении финансовых средств и планировании работ четко осознавал процедуру повышения информационного потенциала. Таблица 1.2.1. содержит возможную специализацию членов команды менеджеров и основные действия в процессе принятия управленческого решения.

Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.

Внутренняя методология управления информационными потоками базируется на понятии документооборота.

Таблица 1.2.1.

Функциональная специализация команды менеджеров

Этап принятия решения	Ответственный менеджер	Действия
1. Прогнозирование поведения внешней среды	Экономист-исследователь	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик поведения конкурентов, потребителей; подготовка предложений по изменению поведения предприятия
2. Прогнозирование поведения предприятия	Менеджер-технолог	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик деятельности предприятия; подготовка предложений по изменению поведения предприятия
3. Формирование цели, которую необходимо достигнуть	Главный менеджер	Признание необходимости принятия конкретного решения; согласование стратегических и тактических целей; выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных, людских); установление ограничений (временных, экономических, экологических, социальных)
4. Измерение текущего и планируемого конечного состояния системы	Менеджер-технолог	Выбор контролируемых параметров состояния системы; разработка методики измерения системы; фиксация результатов измерения
5. Целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения	Менеджер-юрист	Формализация целевой ситуации; выявление множества систем, управляющих предприятием в этой ситуации; классификация этих систем по степени их прав в отношении предприятия; поиск, приобретение и переработка обучающих информационных потоков; поиск, приобретение и переработка управляющих информационных потоков;
6. Выработка вариантов решения	Экономист-конструктор	Логическое конструирование возможных вариантов; мозговой штурм для выработки оригинальных вариантов
7. Выбор критериев сравнения вариантов	Главный менеджер	Формулировка критериев (экономических, экологических, технических, социальных, нравственных); установление приоритетов критериев
8. Сравнение вариантов	Экономист-конструктор	Математическое моделирование; проведение экспертной оценки; приведение вариантов к единой базе
9. Выбор по критериям одного рационального варианта	Экономист-конструктор	Придание выбранному варианту статуса окончательного управленческого решения
10. Воплощение в жизнь	Менеджер-технолог	Построение дерева решений для функциональных подразделений; согласование сроков выполнения отдельных этапов; распределение ресурсов
11. Оценка результата достижения цели	Менеджер-технолог	Оперативный контроль за ходом реализации; своевременная корректировка управленческого решения; переход к началу цикла выработки очередного решения

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом . Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Порядок движения документов представлен на рисунке 1.2.2 .

Рис. 1.2.2.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В соответствии с целью создания документы подразделяются на:

• - распорядительные (приказ, указание);
• - организационные (положение, устав, инструкция, протокол);
• - информационно-справочные (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение);
• - личные (автобиография, заявление, доверенность).

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

• - внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) - распорядительная, справочно-информационная документация;
• - входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
• - исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.

Документы распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

Обработка входящих документов. Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

• - руководителям организации - для обязательного рассмотрения;
• - структурным подразделениям - для исполнения. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Обработка исходящих документов. Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

• - составление проекта документа исполнителем;
• - согласование проекта документа;
• - проверка правильности оформления проекта документа;
• - регистрация документа;
• - отправка документа адресату;
• - подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

• - составление проекта документа;
• - согласование;
• - проверка правильности оформления;
• - подписание документа руководителем;
• - регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

• - передача документа исполнителю;
• - контроль его исполнения;
• - исполнение;
• - подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

• - постановку документа на контроль;
• - проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• - проверку и регулирование хода исполнения;
• - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• - информирование руководителя.

В ряде организаций для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним контрольных операций

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т. д.).

Таким образом, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

ДОУ также является инструментом управления КИС предприятия. На рисунке 1.2.3 автором предлагается определить место службы контроллинга в системе ДОУ.

То есть совместная согласованная работа служб документационного обеспечения управления и службы контроллинга позволит повысить качество обработки, движения и исполнения документов на предприятии. На наш взгляд, служба контроллинга должна контролировать выполнение основных функций делопроизводственного обслуживания.

Функции делопроизводственного обслуживания в системе ДОУ;

Функции контроллинга в системе делопроизводственного обслуживания.

Рис. 1.2.3. Место службы контроллинга в системе ДОУ

Следовательно, управление документацией понимается как полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов - до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Для удобства изучения материала статью разбиваем на темы:

Вторичные (журнал учета приходные ордеров и др.).

Обязательные реквизиты в первичных документах:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, от имени которой был составлен документ;

Содержание операции;

Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;

Личные подписи указанных лиц

Путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ в течение своего жизненного цикла, называется маршрутом документа.

Понятие документооборот можно трактовать как:

Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения ши отправки;

Перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемы потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Цели создания и функции информационной системы

Комплекс программно-аппаратных средств, регламентов их функционирования, а также персонала, реализующего все и информационные потоки предприятия, направленный на адекватное информационное обеспечение и повышение эффективности процесса управления.

Выделим основные цели создания информационной системы:

Обеспечить выживаемость и дееспособность предприятия;

Обеспечение работникам нормального трудового процесса;

Устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;

Расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Потребителей информационной системы можно классифицировать как:

Внутренние — подразделения маркетинга, отдел снабжения и сбыта, склад, разработчики изделий и технологий, управленческое звено предприятий;

Внешние потребители и поставщики информации: потребители продукции, поставщики сырья й комплектующих, посредники, предприятия конкуренты, инвесторы, рекламодатели.

Основные принципы построения информационной системы:

Иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);

Принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);

Избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);

Конфиденциальность;

Адаптивность к изменяющимся запросам;

Согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);

Открытость системы. Логистическая информационная система отличается от любой другой информационной системы функциональной наполняемостью и уровнем интеграции информационного пространств. Главной ее особенностью является интеграция в едином информационном пространстве трех основных составляющих потока товародвижения: поставки, производства и потребления.

Благодаря функционированию системы управления предприятием достигается выполнение целей определенного уровня. Обычно принято выделять четыре уровня лестницы целей организации (естественно, для достижения целей каждого уровня необходима определенная (информация).

Информация для выработки стратегии и политик для предприятия

Информационная логистическая система действует в следующих режимах:

Информационно-справочный режим;

Режим сортировки и группировки;

Аналитический режим выдача аналитических сведений и документов по результатам обработки двух более характеристик разной принадлежности;

Расчетный режим (выполняются расчеты по заранее формализованным моделям и зависимостям);

Советующий режим (выдается несколько решений на основе формализованных и интуитивных методов);

Обучающий режим;

Оптимизационный.

Информационные системы любой функциональной направленности невозможно рационально организовать без технических средств, которые в свою очередь являются неотъемлемой частью современного предприятия. К ним можно отнести: средства составления, копирования, размножения текстовых документов; средства графических работ и счетных операций; средства связи и многое другое.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, и прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес процессов, наличия свободных .

Разработка и внедрение информационных систем

Институт развития информационного общества ИРИО провел в Москве исследование, целью которого было определение уровня развития информационных технологий. Имеется информация и из регионов России. При сопоставлении этих данных с данными о положении в Европейском союзе можно оставить представление о масштабах нашего отставания и его причинах. В результате проведенного ИРИО исследования стало ясно, что в Москве на 55% предприятий большая часть персонала пользуется компьютерами и на 26% имеет доступ в интернет. Среднероссийские показатели составляют соответственно 33,8% и 5,8%. В ЕС персональные компьютеры используют в среднем 49% сотрудников компаний. Приведенные выше показатели свидетельствуют о том, что основными элементами информационно-коммуникационных технологий (компьютеры на рабочих местах, файловый сервер, электронная почта, выход в интернет) предприятия располагают. Однако Их применение не дает принципиально новых возможностей по сравнению с традиционными методами. Успешные же компании обычно внедряют просто информационные технологии.

При разработке информационных систем :

Особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

Разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;

Устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;

Создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;

Системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.

Определиться с предприятия, т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;

Разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

Выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

Разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;

Сформировать технологию цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.

В настоящее время в России имеются информационно управляющие системы: АСУ отдельных складов, системы управления обеспечения материалами и комплексные системы управления цепочек поставок. Наиболее целесообразно при выборе систем управления отдавать предпочтение комплексным информационно-управляющим системам, которые обеспечивают наибольший экономический эффект для предприятия.

Особенность этой системы в том, что она автоматизирует не только отдельные склады, на и всю цепочку поставок. Ее основой служит центральный модуль, на который могут замыкаться несколько десятков сотен АСУ отдельных складов и производственных предприятий. Отдельные системы, установленные на удаленных расстояниях друг от друга складах и предприятиях, обмениваются между собой и с центральным модулем по внутреннему протоколу с использованием сервера. Интерфейс позволяет обмениваться этим системам достаточно компактным объемом информации, что очень важно при сегодняшнем состоянии и ценах на сетевые услуги и при использовании коммутированного доступа к этим услугам. Передаваемая информация включает в себя и словесные сообщения, и электронные документы, команды, подтверждение действий, данные о складских запасах, объемах поступления, и выдачи груза. В центральном модуле происходит накопление первичных статистических данных и прогнозирование потребностей и отгрузок с учетом сезонных колебаний потребностей товаров.

Приведем пример, как действует механизм пополнения товарного запаса в магазинах торговой сети Пятерочка.

Из интервью руководителя дирекции логистики сети универсамов Пятерочка Александра Лайцева: Существуют некая ассортиментная матрица, составляющие которой — определенные товары,— в определенном объеме должны присутствовать в наших торговых точках. Ответственность за их наличие несет управляющий магазина. Информационная система в автоматическом режиме постоянно анализирует запасы, и когда остаток какого-то товара подходит к критической точке, предлагает управляющему магазина сделать заказ. Естественно, это происходит ежедневно, и каждый день заказываются разные товары. Пока что — на данном этапе — рекомендации информационной системы можно и нужно корректировать, потому что программа пока еще не знает всех наших любимых праздников и не может рекомендовать заказать конфеты ко дню учителя или сковородки к 8 Марта. Не смотря на это, уже сейчас нашу программу можно назвать системой уровня ЕКР, потому что она связывает все цепочки предприятия: от управления материальными потоками — запасами — до управления потоками нематериальными.

Информационный поток: понятие и виды

В логистике выделяют понятие информационный поток. Считают информационным потоком совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются на разных носителях информации:

Бумажных документах традиционного типа;

Электронных документах (магнитные и бумажные — перфоленте, перфокартах) и др.

Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми.

Выделяют следующие группы информационных потоков:

1) горизонтальные;

2) вертикальные;

3) внешние;

4) внутренние;

5) входные;

6) выходные.

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями поставщиками и предприятиями потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные, или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга — в дочерние предприятия и т.д.

Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.

Входные информационные потоки — сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

Выходные информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационные потоки разделяют:

По срочности: на обычные, срочные, очень срочные (молнии)

По степени конфиденциальности. Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа;

По значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные;

По скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые);

- по области охвата информационные потоки делят на:

1) местные;

2) иногородние;

3) дальние;

4) международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемых чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя, сообщения называются документальными. В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Документальное обеспечение логистического процесса — важная задача логистики.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, нередко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков, но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.

Информационные потоки изучают с помощью ряда оценок:

1) по источнику возникновения;

3) объему;

4) периодичности;

5) порядку согласования;

6) порядку утверждения;

7) срокам действия;

8) порядку хранения и др.

Рассмотрим их подробнее:

1. Источники возникновения сообщений могут быть различными начиная от участников логистических цепей и смежных, с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.

2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним — руководящим и нижним — подчиненным. Направление информационного потока трактуется и по другому как прямое и косвенное.

Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока — учет географического или территориального адресата его назначения.

3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами.

Один из них — учет размеров потока по числу:

1) документов;

2) листов в потоке;

3) страниц в потоке;

4) пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков. Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе — документо-строк или числом слов в сообщении — в телеграммах. Третий способ учета — учет числа знаков в сообщении — оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

4. Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть раньше или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой.

5. Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается — подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия. Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояние их движения к заданному месту доставки.

8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др. Организация информационных потоков— дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть.

Рассмотрим, каково взаимодействие информационных потоков с материальными. Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли продажи какой-либо продукции. Второй информационный поток, следующий за названным, — согласованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки, когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.

Таким образом, на протяжении всего периода существования материальных потоков информационные потоки о них либо опережают движение материалов, либо следуют после завершения какого-либо этапа их движения, после приемки потока, перед его расформированием.

Одновременно создаваться информационные и материальные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность появления одного из них на основе предшествующего функционирования второго потока.

Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно:

Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков.

Во-вторых, сначала обычно рождается один два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока.

В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по сравнению со временем движения материального потока.

Организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения или покупателя требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными.

Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки переводятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами.

Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде.

Внешние информационные потоки в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных информационных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток.

Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью.

Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса — снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия, купленными материальными ресурсами.

Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений — цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

Управление информационными потоками при логистике — не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются на их формирование, передачу. Приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации. При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения информационных потоков. Это означает, что информационные потоки требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается.

Информационная инфраструктура

Информационная логистика является тем звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт.

Поскольку качество планирования повышается вместе с ростом полноты информации и скорости обработки данных, службы материального обеспечения производственных, предприятий должны оснащаться современной вычислительной техникой, образующей единую сеть и имеющей доступ в Интернет.

Экономия от использования фактически делится в определенных пропорциях между тремя сторонами: изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем, которые позволяют получать дополнительную прибыль от их использования.

Для обеспечения информационного обслуживания всей структуры материально-технического снабжения должны присутствовать следующие девять информационных элементов:

1) тип предмета снабжения;

2) количество или его объем;

3) происхождение предмета снабжения;

4) его месторасположение (размещение);

5) время прибытия в пункт размещения;

6) время отправки из пункта размещения;

7) система транспортировки;

8) время транспортировки;

9) резервирование.

Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения.

Для информационной поддержки сбытовой деятельности предприятия необходимо задействовать следующие основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем:

1) история рынка сбыта (включая анализ по регионам), типы сбытовых операций;

2) прогнозы рынка и сбыта;

6) расходы;

7) модели рынка (сбыта);

8) контроль деятельности персонала;

9) территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;

10) источники запросов перехода на новый продукт;

11) реестр покупателей;

12) исходящая и получаемая информация;

13) печатание и отправка почты;

14) контроль ответов и анализ результатов рекламной деятельности;

15) отчет сбытовой деятельности;

16) движение заказа, выставление счетов, составление смет и отчетов;

17) доступ к внутренней и внешней информации и др.

Логистическая система на производстве эффективна, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания соответствующего информационного базиса. Сюда относятся: актуальные обзоры фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков).

Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает датчиками и измерительными инструментами, которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации.

Логистическая система предъявляет к своей измерительной сети следующие потребности:

Быстрый и надежный, ручной или автоматизированный о данных о транспортных средствах и средствах производства;

Структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому из участков.

На транспорте, вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международным сообщении) по каналам связи синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для характеристики товара реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. В ряде случаев грузоотправители получили доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

Обмен между производителями товаров и крупными магазинами для, населения, включающий:

Обмен накладными с транспортными конторами при прямой отправке товаров от производителя покупателю.

С помощью технологам безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

Чтобы реализовать эти возможности электронного обмена, предприятия применяют стандартные протоколы обмена и заключают между собой коммерческие договоры.

Разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операций:

Заказах на покупку;

Заказах на отправку партий грузов;

Получении консультаций для грузоотправителей;

Заполнении фактурных счетов;

Различных выплатах;

Оформлении накладных на перевозку грузов;

Получении информации о перевозимых товарах.

Использование в логистике технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов

Для эффективного управления логистической системой необходимо в любой момент времени иметь информацию о входящих и выходящих материальных потоках, а также о материальных потоках, циркулирующих внутри логистической системы. Данная проблема решается путем использования микропроцессорной техники, способной идентифицировать (опознавать) отдельную грузовую единицу. Оборудование, способное считывать разнообразные штриховые коды, позволяет получать информацию о логистической операции в момент и в месте ее совершения (на складах промышленных предприятий, оптовых баз, магазинов, на транспорте). Полученная информация обрабатывается в режиме реального масштаба времени.

Одним из самых первых патентов, положивших начало базисной концепции штрихового кода, была разработка Д. Кермота, созданная еще в 1934 г. Этот патент описывал сортировочную карточную систему для идентификации различных объектов, основанную на четырех параллельных линиях.

В конце 40х гг. прошлого века американскими учеными Д. Вудлендоми Б. Сильвером были проведены исследования технических средств, которые могли бы обеспечить автоматическое считывание цен в кассе магазина. В 1949 г. учении был получен патент.

В конце 60х гг. в США и Канаде начались исследования в области автоматизации торговых терминалов в супермаркетах. Были доработаны и внедрены символика бычий глаз и сканеры для его считывания.

В нашей стране продвижением штрихового кодирования и присвоением торговых штриховых кодов занимается Ассоциация автоматической идентификации.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины, построенных в соответствии с определенными правилами.

Изображение штрихового кода наносится на предмет, который является объектом управления в логистической системе. Для регистрации этого предмета проводят операцию сканирования. При этом небольшое светящееся пятно или луч лазера от сканирующего устройства движется по штриховому коду, пересекая попеременно темные и светлые полосы. Отраженный от светлых полое световой луч улавливается светочувствительный устройством и преобразуется в дискретный электрический сигнал. Вариации полученного сигнала зависят от вариаций отраженного света. ЭВМ, расшифровав электрический сигнал, преобразует его в цифровой код.

Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические преимущества.

Контрольную цифру можно проверить при помощи нехитрого алгоритма и самостоятельно.

Для этого:

1) сложите все цифры, стоящие на четных местах;

2) полученную сумму умножьте на 3; полученный результат X необходимо запомнить;

3) сложите все цифры, стоящие на нечетных местах, без последней (контрольной) цифры (У);

4) прибавьте к этой сумме число X, полученную сумму назовем УР;

5) оставим от этого двузначного числа только второе число;

6) подсчитаем разницу 10 Р;

7) полученный результат должен совпадать с контрольной цифрой.

Введенные с клавиатуры компьютера, вручную, данные о товаре содержат в среднем одну ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на 3 млн. знаков. Среднюю стоимость работ по выявлению и устранению последствий одной такой ошибки Американская ассоциация менеджмента определила в 25 долл.

Основные преимущества.

На производстве:

Создание единой системы учета и контроля за движением изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;

Сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок.

В складском хозяйстве:

Автоматизация учета и контроля за движением материального потока;

Автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;

Сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком.

В торговле:

Создание единой системы учета материального потока;

Автоматизация заказа и инвентаризация товаров;

Сокращение времени обслуживания покупателей.

В настоящее время штриховые коды перестали быть способом идентификации потребительской продукции, став элементом системы управления производством многих предприятий.

Целесообразность применения штрих кодов можно проследить по всей цепочке от производителя до потребителя :

Производителям с помощью штрих кодов можно ускорить процесс инвентаризации, учета, отгрузки, товара, значительно улучшить управление складским хозяйством, ускорить получение заказов и отправку товара;

Экспортерам решается проблема с труднопереводимыми названиями товаров или перепутанными определениями. С помощью штриховых кодов все говорят на одном языке;

Оптовая торговля с помощью применения штрихового кодирования и компьютеров имеет доступ к каждому этапу процесса с момента получения заказа до отправки и выписки счета;

Розничная торговля имеет большой плюс в использовании штрих кодов, так как увеличивается пропускная способность касс, автоматически учитывается запас продукции, ускоряются бухгалтерские процессы;

Покупатель имеет возможность сэкономить уйму времени при расчете за покупку. Расчеты становятся более эффективными, так как в чеке указывается и цена каждого товара.

Радиочастотная идентификация (КГЮ)

Радиочастотная метка, или транспондер, — (передатчик приемник). ЕГГО метка обычно включает в себя приемник, передатчик, антенну и блок памяти для хранения информации. Получая энергию от радиосигнала, испускаемого стационарно закрепленным считывателем либо ручным сканером, транспондер отвечает собственным сигналом, содержащим полезную информацию.

Задача ЕПВ системы — обеспечение хранения Информации в удобном носителе метке и передача ее с помощью специальных устройств в удобное время и место для выполнении определенных процессе. Данные в метке могут обеспечить идентификацию объекта на производстве, товаров в магазине, на складе и при перевозке, месторасположение и идентификацию подвижных средств, идентификацию животных, людей, имущества, документов и др.

Метки с источником питания называются активными, без питания — пассивными.

ЕГШ бирки используются, чтобы отслеживать рогатый скот, идентифицировать потерянных домашних животных и в некоторых странах дают возможность жителям пригородной зоны проезжать в город на своем авто через шлагбаум, где взимается въездной сбор, без остановки.

ЕИГО имеет ряд существенных преимуществ по сравнению в качестве области автоматической идентифик ации; сейчас рассматривается как радикальное средство совершенствования процесса управления данными. Одной из технологий ЕГШ является месячная проездная карта в метро. Противоугонные системы, применяемые на автомобилях управляются при помощи КГШ. В магазинах датчики в стенах примерочной могут определить, какую одежду заказчик примеряет, и показать, есть ли они в магазине других цветов, размеров или тканей. Бирки удаляют во время закупки и снова прикрепляют к новым изделиям во время загрузки прилавка. Как технология анти воровства КГШ имеет смысл в магазине, где продаются дорогостоящие товары. Антенна излучает электромагнитные волны, активизирующие ЕГШ метку и позволяющие производить запись и считывание данных с этой метки. Антенна является своеобразным каналом между меткой и приемопередатчиком, она контролирует весь процесс получения и передачи данных. Антенны отличаются по размерам и форме. Они могут быть встроены в специальные сканеры, а также в ворота, турникеты. Дверные косяки и т.п. для получения информации от предметов или людей, проходящих через зону действия антенны. В случае непрерывного считывания большого количества меток электромагнитное поле излучается антенной постоянно. Если постоянный опрос не требуется, то поле может активироваться по команде оператора. Конструктивно антенна и приемопередатчик с декодером могут находиться в одном корпусе. Функции приемопередатчика и декодера похожи на функции аналогичных блоков в радиоприемнике и сканере. Сигнал, поступающий с антенны, модулируется, расшифровывается и передается через стандартный интерфейс в компьютер для дальнейшей обработки.

Активные метки имеют свой источник питания и обычно, т.е. данные метки могут быть многократно считаны и записаны с модернизацией информации. Объем памяти активной метки определятся требованиями применения. Некоторые системы оперируют памятью до 1 МВ. В случае ЕРШ метка может выдать устройству полную инструкцию по функционированию, а затем принять полный отчет о выполнении. Зашифрованные данные становятся частью истории метки. Активные метки имеют большую дальность считывания, которая не зависит от энергии считывателя.

Пассивные метки не имеют собственного источника питания, а необходимую для работы энергию получают из поступающего от считывателя электромагнитного сигнала. Дальность чтения пассивных меток зависит от энергии считывателя и, как правило, не превышает двух метров. Пассивные метки намного легче активных, дешевле, а также имеют практически неограниченный срок службы.

Недостаток меток заключается в меньшей дальности чтения, которая зависит от энергии считывателя, а также в необходимости использования более мощных устройств считывания.

Радиочастотные метки производятся разных форм и размеров. Метки, используемые для идентификации животных, которые помещаются под шкуру животного, могут быть не более грифеля карандаша в диаметре и полдюйма в длине. Радиочастотная метка может иметь форму шурупа для идентификации деревьев или лесоматериалов, форму кредитной карты в системах доступа и оплаты, форму брелка в противоугонных системах. Противокражные тяжелые пластиковые бирки и легкие бумажные этикетки, которые прикрепляются к товарам в магазинах, а также багажные этикетки тоже являются ЕГШ метками. В контейнерных перевозках и тяжелом машиностроении используются прямоугольные транспондеры величиной с несколько спичечных коробок.

Основные преимущества КРШ технологии :

Для КГШ не нужен контакт или прямая видимость;

ЕГШ метки читаются быстро и точно (приближаясь к 100%-ной идентификации);

КГШ может использоваться даже в агрессивных средах, а КГШ метки могут читаться через грязь, краску, пар, воду, пластмассу, древесину;

Пассивные КГШ метки имеют фактически неограниченный срок эксплуатации

КГШ метки несут большое количество информации и могут быть интеллектуальны;

КГШ метки практически невозможно подделать;

ЕГШ метки могут быть не только для чтения, но и с записью информации

Области применения КРЮ системы

ЕГШ системы применяются в разнообразных случаях, когда требуется оперативный и точный контроль, отслеживание и учет многочисленных перемещений различных объектов.

Типичные применения:

Электронный контроль за доступом и перемещениями персонала на территории предприятий;

Управление производством, товарными и таможенными складами (в особенности крупными), магазин, выдачей и перемещением товаров и материальных ценностей;

Автоматический сбор данных и при необходимости начисление оплаты на железных дорогах, платимых автомобильных дорогах, на грузовых станциях и терминалах;

Контроль, планирование и управ легкие движением, интенсивностью графика и выбором оптимальных маршрутов

Общественный транспорт — управление движением, оплата Проезда и оптимизация пассажиропотоков;

Системы электронных платежей для всех видов транспорта, включая организацию платных дорог, автоматический сбор платы за проезд и транзит, платные автостоянки.

Информационный поток

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

1. в зависимости от вида связываемых потоком систем – горизонтальный и вертикальный;

2. в зависимости от места прохождения – внешний и внутренний;

3. в зависимости от направления по отношению к логистической системе – входной и выходной.

опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения .

показателями: и др.

В настоящее время в связи с развитием НТП для облегчения работы возникает возможность автоматизации системы управления информационными потоками. Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара): опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах МП; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.

Классификация информационных потоков

Можно выделить элементарные, ключевые и поддерживающие информационные потоки, сопровождающие соответствующие операции и функции.

Информационные потоки делятся на:

· внутренние и внешние (соответственно циркулирующие внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой);

· горизонтальные, относящиеся к одному уровню иерархии логистической системы, и вертикальные - от верхнего звена логистического менеджмента к нижнему;

· входные и выходные - по отношению к логистической системе (подсистеме или звену логистической системы).

По виду носителей информации наиболее распространенными являются потоки на бумажных носителях (документы), а при использовании компьютерных технологий обработки информации - на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках), в виде электронных видеограмм и т.п.

По времени возникновения информации различают регулярные (стационарные) потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, периодические (с жестким ограничением времени и продолжительности передачи) и оперативные потоки, обеспечивающие связь абонентов в интерактивном и диалоговом режимах on line и offline.

В зависимости от назначения выделяют директивные (управляющие), нормативно-справочные, информационные - для учета и анализа при принятии решений - и вспомогательные информационные потоки .

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (рис. 2.1.):

Рис. 2.1. Виды информационных потоков в логистике

В зависимости от вида связываемых потоком систем: го­ризонтальный и вертикальный;

В зависимости от места прохождения: внешний и внутрен­ний;

В зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.

Обработка информации, циркулирующей в логистических системах, лежит в основе процесса управления материальными потоками. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток - это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

· опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

· опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

· одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

· вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом инфор­мационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную: опережающий информационный поток во встречном на­правлении содержит, как правило, сведения о заказе; пережающий информационный поток в прямом направле­нии - это предварительные сообщения о предстоящем прибы­тии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных пара­метрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направле­нии может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, под­тверждения .

Путь, по которому движется информационный поток, в об­щем случае, может не совпадать с маршрутом движения мате­риального потока.

Информационный поток характеризуется следующими пока­зате-лями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.

Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснаще­ния определенного рабочего места вычислительной техникой не­возможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей ско­рости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Каждому МП соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток (ИП) – это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. В табл. 4.1 приведена одна из возможных классификаций ИП.

Таблица 2.1. Классификация информационных потоков

Признак классификации	Вид ИП
Отношение к ЛС и ее звеньям	Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные
Вид носителей информации	На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные
Периодичность использования	Регулярные, периодические, оперативные
Назначение информации	Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные
Степень открытости	Открытые, закрытые, секретные
Способ передачи данных	Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям
Режим обмена информацией	«on-line», «off line»
Направленность относительно МП	В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП
Синхронность с МП	Опережающие, одновременные, последующие

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в раздело кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества ин­формации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также: количеством обрабатываемых или передаваемых документов; суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах .

Количество информации, возникающее при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд.

В процессе управления настоящие трудности появляются, при необходимости следить за изменениями информационных потоков. Ресурсы организации постоянно находятся в процессе движения. В каждый момент времени есть большее или меньшее товаров в наличие, определенное количество денег, расходных и приходных счетов. При изменении внешних условий, граничащих с деятельностью предприятия, если руководство не будет во время получать информацию, последствия могут быть губительны.

Требования, предъявляемые к системе информационных потоков

Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Какое либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - максимальная оптимизация работы предприятия.

Виды информационных потоков

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами, килобайтами и мегабайтами. В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• суммарными количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.

Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно – аналитическую поддержку процессов решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:

• Достоверность – получаемая информация должна быть верной
• Релевантность – данные должны помогать в принятии решений
• Понятность
• Эффективность – эффект от получения информации, должен перекрывать потраченные силы на ее получение
• Регулярность – информация должна поступать регулярно

Собирание плановой, а так же фактической информации, как правило, происходит один раз в месяц, если ее собирать раз в неделю, то служба контроля не будет успевать обрабатывать информацию и сводить все данные по предприятию. Для избежания этой проблемы целесообразно автоматизировать работу системы контроллинга.

При характеристике информационной системы, как правило, исследуются передвижение различных информационных потоков, а так же их интенсивность и постоянность, различные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующая этим условиям в данный момент схема документооборота.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется, опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

Во время создания информационного обеспечения, следует ориентироваться на усредненную и выровненную потребность в специальной информации руководителей и специалистов. Стоит заметить, что особое место здесь занимает тип информации связанный с управлением, в которой будут отражены прогрессивные приемы и методы организации управления.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

• описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
• моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
• отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и про­цессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;
• интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Фильтрация информационного потока

Далее я бы хотел привести несколько «фильтров» информации, которые серьезно ограничивают поступление важной информации к руководству предприятия. Такая фильтрация вполне типична для российских предприятий и никак не зависит от размера организации. Вот несколько таких «фильтров», наиболее искажающих информационные потоки, направленные к руководству:

• Организационное несовершенство. Данная «фильтрация» возникает в результате отсутствия на предприятии центра для переработки и анализа, поступающей к руководству информации от подразделений предприятия. Информация может быть предоставлена в любом формате, как устное сообщение, так и данные, приведенные в таблицу.

Зачастую такая информация просто теряется, но так же не проводится проверка информации на достоверность, это тоже достаточно снижает качество поступившей к руководству информации.

Влияние данного несовершенства можно уменьшить, разработав системы индикативной информации для руководства организации. Так же стоит всю разнородную информацию, которую направляют к руководителю, сводить в единый формат. Этот формат должен предоставлять динамику развития, наиболее важных показателей предприятия в виде различных графиков и диаграмм.

• Низкая квалификация среднего звена. Такая фильтрация, как правило, проявляется в нехватке профессионалов в поиске и предоставления информации.

По настоящему хорошим методом борьбы с этим «фильтром» будет только приглашение специалистов из других организаций, которые займутся проведением нужных исследований.

• Низкая квалификация высшего руководства. Большая часть руководящего состава не любит признаваться в неумении или непонимании, каких либо аспектов, зачастую боясь пошатнуть свой авторитет перед подчиненным персоналом, и из-за этого чаще всего информация просто-напросто игнорируется. Для решения этой проблемы, во-первых, стоит излагать информацию достаточно простым языком, а во-вторых, стоит выяснить какой тип предоставления более приемлем. Как вариант можно рассмотреть способ приучения руководителей к различной информации, предоставляя одни и те же данные в различной форме.
• Метод обработки информации. Данный фильтр дает о себе знать, во время введения граничных условий, при математической обработке данных. В случае если метод или пограничные условия будут выбраны неверно, очень велика вероятность потери части важной информации. Во избежании этих проблем следует использовать метод экспертных оценок, как наиболее подходящий для работы с самой ценной информацией.
• Успешные установки. Данный «фильтр» проявляется во время использования типичных методов решения возникающих проблем. Чаще всего работники предприятий во время своей работы вырабатывают модель «успешных действий». Но при условиях во время изменения каких либо факторов такая модель может не сработать или сработать неверно, таким образом она становится своеобразным тормозом. Степень проявления данной проблемы можно характеризовать старением персонала.
• Реальная власть. Такой вид «фильтрации» зачастую наблюдается в неприятии различной информации руководящим звеном, из-за угрозы их положению. На каждом предприятии, не зависимо от его размеров, есть определенные группы людей, ведущие борьбу за власть. Власть может выражаться как в контроле, каких либо финансовых потоков, так и в возможности влияния на руководство. Единственным выходом из такой ситуации может быть только повышение экономической квалификации руководящего персонала всех уровней.
• Сопротивление среднего звена. Оно может проявляться в непринятии управляющих воздействий вышестоящего руководства, на среднее звено предприятия. Так же этот фильтр может проявиться в перекладывании решения задач на руководство находящееся выше. Чаще всего это происходит из-за некомпетентности среднего звена, а так же из-за того, что они не обладают достаточной информацией для принятия оптимальных решений.

Для уменьшения эффекта «сопротивления» среднего звена, руководству следует систематически поддерживать повышение квалификации среднего звена.

Одним из главных и действительно реальных путей развития предприятий заключается в создании довольно комфортной информационной среды, которая будет способствовать принятию верных управленческих решений.

Частью такого развития вполне может стать нахождение информационных фильтров, а так же работа над ними, над уменьшением их влияния на качество работы предприятия.

Заключение

Существующее сегодня общество по праву называют информационным. Под информационным обществом подразумевают то, что достаточно значительная часть этого общества занята созданием, сохранением, а также разными видами переработки и реализации информации. Особенность этого общества по большей части заключается в бесперебойном обмене информацией.

Достаточно широкое развитие компьютерных технологий, а так же телекоммуникаций, что позволяет собирать, сохранять, преобразовывать и передавать различные виды информации в таких объемах и с такой оперативностью, о которых несколько лет назад и нельзя было мечтать. Вследствие развития новых информационных технологий, какая либо деятельность человека, включая его повседневную сферу общения, действительно безгранично увеличиваются за счет привлечения большого количества полезного опыта, духовных ценностей и знаний, которые были выработаны мировой цивилизацией. На данный момент экономика, как деятельность или наука, все в меньшей степени характеризуется как производство каких либо материальных благ и все в большей - как создание и распространение каких либо информационных продуктов или услуг. Во время нового витка экономического развития, информация постепенно стала тем же, чем нефть или газ, а их производные стали для экономики индустриальной: она превращается в своеобразное «топливо» для приобретения новых знаний, которые достаточно необходимы в условиях нового века.

Похожие статьи